For styret

Dataimportverktøyet – funksjoner og bruk

• Oversikt

  Dataimportverktøyet er utviklet sammen av OBOS og Unloc for å automatisere registrering av boligeiere og distribusjon av digitale nøkler. Dataimportverktøyet gjør det lettere for styre å komme i gang med OBOS Nøkkel og er valgfri å bruke. For å kunne distribuere riktige nøkler til riktige personer, ber vi dere om å bekrefte adressene på dører hvor OBOS Nøkkel er montert, samt bekrefte at informasjon om boligeiere (navn, adressen, mobilnummer) er korrekt.

• Hvordan logge inn i dataimportverktøyet?

  1. Gå inn på den unike urlen boligselskapet har fått fra OBOS.
  2. Det er kun én fra styret som har fått tilgang. Som oftest styrets kontaktperson.
  3. Trykk på "kom i gang".

  
• Hvordan bekrefte adressene?

  1. Her vil navnet på låsene dukke opp.
  2. Her må adressen på låsene verifiseres mot de faktiske adressene i boligselskapet basert på OBOS sine registre.
  3. Du velger om det kun er boligeiere i den oppgangen som skal ha tilgang til døren eller om det er en fellesdør (f.eks felles ytterport/garasje) som alle boligeiere skal ha tilgang til. Tilgangene kan også endres på senere i kontrollsenteret.
  4. Gå videre ved å trykke "registrer dører".
• Hvordan bekrefte boligeierinformasjon?

  1. Boligeiere fra OBOS sine eierlister hentes og legges inn under hver av dørene. Her er en oversikt over alle registrerte boligeiere sortert ut fra oppgangen de bor i.
  2. Kontroller at navn, telefonnummer og oppgang er riktig. Her kan det også legges til og fjernes beboere ved behov. OBS! Beboere må ha navn og gyldig telefonnummer.
  3. Man går igjennom hver av oppgangsdørene, før man avslutter ved å trykke "fullfør registrering av boligeiere".

  
• Hvem har tilgang til dataimportverktøyet?

  Det er kun vår kontaktperson i styret som har tilgang til dataimportverktøyet.

Kontrollsenteret - funksjoner og bruk

• Oversikt

  I kontrollsenteret legger man til brukere som skal få permanent tilgang til en dør og sletter dem. Her kan man gi rettigheter til å dele nøkler videre. I tillegg gir kontrollsenteret en komplett oversikt over dører, brukere og antall delte nøkler.

  

  På høyre siden ser man alle dørene. Man kan klikke seg inn på de forskjellige for å se hvem som har tilgang.
  
  På venstre siden ser man alle brukerne og hvor mange nøkler de har delt. Her kan man også søke på brukere. Ved å trykke på brukeren kan man administrere rettighetene.

  Ved å trykke på "Legg til bruker" kan man legge til en ny bruker. Se her hvordan.

• Hvordan logge inn i kontrollsenteret

  1. Gå inn på nettsiden: https://my.unloc.app.
  2. Skriv inn telefonnummer i tekstboksen og klikk "sign in".
  3. Huk av for at du ikke er en robot.
  4. Verifiser deg ved å taste inn den 6-sifrede koden du mottar på SMS.

  

  
• Legg til bruker

  I kontrollsenteret legger du til brukere som skal ha permanent tilgang. Her kan du også gi rettighet til å dele nøkler videre.

  1. Logg inn i kontrollsenteret.
  2. Trykk på "add user".

  

  3. Huk av for døren(e) brukeren skal få tilgang til. Trykk "Neste".

  

  4. Velg hvilke delerettigheter brukeren skal få til de forskjellige dørene. Trykk "Neste".

  

  5. Trykk på "add user".

  

  6. Fyll inn telefonnummer og navn på brukeren. Trykk på "add".

  

  7. Hvis du vil legge til flere brukere på den samme døra, gjenta steg 5 og 6. Når du er ferdig med å legge til brukere, trykk på "Finish".

  
• Administrere brukerrettigheter

  1. Logg inn i kontrollsenteret.
  2. Søk opp brukeren, enten via telefonnummer eller navn, ved å skrive i "Search for user"-feltet.

  

  3. Hvis du vil slette brukeren så trykk på "remove user". Bekreft ved å trykke på "remove". Da vil alle nøkler denne brukeren har delt også bli slettet.

  

  4. Ved å trykke på "add/remove access" så kan du legge til / fjerne brukerens tilgang til dørene.

  

  5. Ved å trykke på "edit sharing" så kan du endre brukerens delerettigheter på de dørene h*n har tilgang til.

  
• Rediger en dør

  Inne på en dør kan man endre hvem som skal ha tilgang til den og legge til adresse.

  1. Klikk deg inn på døren du vil endre på. Her kan man legge til / fjerne mange brukere på én dør.

  

  2. Legg til adresse ved å trykke på "add address". Endre den ved å trykke på "edit".

  

  3. Ved å trykke på "give access" kan du gi tilgang til flere, eksisterende brukere. Ved trykke på "remove access" kan du fjerne brukere fra den døren.

  
• Hvem har tilgang til kontrollsenteret?

  Som standard vil alle i styret få administratortilgang i kontrollsenteret.

• Endre tilgang til kontrollsenteret

  Dersom det er ønskelig å endre administratortilgang (f.eks. ha færre i styre med denne tilgangen eller gi tilgangen til andre, for eksempel vaktmester) kan kontaktperson sende en epost til obosnokkel@obos.no med "admintilgang" i emnefeltet samt listen av personer som skal ha administratortilgang. Oppgi navn, etternavn og mobilnummer.

Informering av beboere om OBOS Nøkkel-prosjektet

• Hvordan skal beboere informeres om OBOS Nøkkel-prosjektet?

  Vi anbefaler at beboere informeres om OBOS Nøkkel-prosjektet både gjennom digitale (epost, hjemmeside) og vanlige kanaler (f.eks. informasjonsplakat i oppgangene).

• Finnes det et enkelt informasjonsbrev til beboere som kan sendes?

  Ja, trykk her for å laste ned et informasjonsbrev som informerer om prosjektet og løsningen, og som kan sendes til beboere. Husk å endre på teksten som er merket med gult (navnet på boligselskapet, samt e-postadressen til styret / kontaktperson i styret) før du sender det til beboere.

• Plakater og klistremerker

  Vi anbefaler å henge opp plakater og klistremerker i oppgangene som informerer om OBOS Nøkkel. Disse sendes per post av OBOS til kontaktpersonen i styret.

Utstedelse av digitale nøkler til beboere

• Når og hvordan sendes nøklene til beboere?

  Når adressene og beboerinformasjon er bekreftet gjennom dataimportverktøyet kan nøklene sendes ut. Send en e-post til obosnokkel@obos.no med "Send nøkler" i emnefeltet. Da sender vi et SMS-varsel til boligeiere med beskjed om at de har mottatt digitale nøkler i Unloc-appen og instruks om hvordan de kommer i gang.

• Kun boligeiere mottar nøkler

  Det er kun boligeiere som får tilsendt digitale nøkler. Leietagere og andre må ta kontakt direkte med boligeiere og be om å få tildelt digitale nøkler eller legges inn i Kontrollsenteret.

• Samtykke til digital kommunikasjon

  Merk at boligeiere som ikke har gitt OBOS samtykke til digital kommunikasjon også vil få tilsendt digitale nøkler i Unloc-appen, men de vil ikke motta SMS. 

Spørsmål og svar

• Hvordan fungerer dette?

  Løsningen gjør det mulig for beboere å bruke mobiltelefon for å åpne hovedinngangsdøren, samt dele nøkler med familien, venner og andre. Digitale nøkler er personlig, tidsbegrenset (om ønskelig), lett å dele og lett å slette. 

• Hvorfor digitale nøkler?

  Den digitale nøkkelen har en rekke fordeler. Til daglig er det mange som trenger nøkkel til oppgangen. Hjemmetjenesten, avisbudet, vaktmesteren og andre du stoler på. Istedenfor å dele ut nøkkelkopier til alle som skal inn, kan en digital dørlås åpnes med en app fra mobiltelefonen. Digitale nøkler er personlige, lette å dele og lette å slette. Beboere trenger ikke lenger bruke tid og penger på nøkler som er mistet, og styret får bedre oversikt og slipper arbeid med bestilling av nye nøkler. Digitale nøkler letter hverdagen til både beboere og styret gjennom enklere nøkkelhåndtering og låseadministrasjon. 

• Kan eksisterende nøkler fortsatt brukes?

  Ja, absolutt. De som ønsker å bruke fysiske nøkler kan gjøre det. 

• Oversikt over utdelte nøkler

  Flere har etterspurt en oversikt over hvor mange personer en boligeiere har delt nøkler med. Som administrator i Kontrollsenteret har man nå mulighet til å se akkurat dette. 

• Hvem vil kunne bruke løsningen for å få tilgang til oppgangen?

  Løsningen ville kunne benyttes av beboere og tjenesteleverandører som leverer pakker, varer og tjenester til beboere i bygget.  Det er opp til styre å bestemme om beboere kan dele nøler med andre, og eventuell avgrense antall nøkler per beboer. Styre vil også bestemme hvilke tredjeparts tjenesteleverandører kan benytte løsningen for å få adgang til oppgangen. 

• Hva med sikkerheten?

  Sikkerhet med digitale nøkler er betydelig bedre enn fysiske. Digitale nøkler kan ikke mistes eller kopieres av andre som ikke skal ha kopi.  Eieren av nøkkelen kan velge å dele nøkler med andre, og tidsbegrense bruken om ønskelig.  Eieren kan også velge om å få et varsel når delte nøkler er eller blir brukt av andre (f.eks. vaskehjelp).

• Hvorfor gjør OBOS dette?

  OBOS ønsker å ta i bruk teknologi som kan gi reel verdi til boligselskaper og beboere. Digitale adkomstløsninger forenkler hverdagen til beboere, styre og det er en viktig del av en bærekraftig infrastruktur for distribusjon av varer og tjenester.