Et profesjonelt styre trenger gode verktøy. Det har vi tatt på alvor. Vi har lyttet og spurt, og basert på alle erfaringer har vi utviklet et digitalt styrerom. Med Styrerommet får dere oversikt over styrets aktiviteter, og det er enkelt å kommunisere med beboerne.
I tillegg har vi lansert Vibbo, en enkel og oversiktlig portal for borettslag og sameier, som samler all viktig informasjon for beboerne på ett sted. Vibbo og Styrerommet har felles innlogging, rollestyring og flere delte funksjoner, noe som gjør det enda enklere å holde oversikt.
Full kontroll med Styrerommet
Funksjoner i Styrerommet
Fra Styrerommets forside får du raskt overblikk over styrets oppgaver og arbeid – se sakslisten for neste styremøter, foreslå nye saker eller markere gjøremål som utført. Smarte snarveier sørger for at det er enkelt og brukervennlig å opprette nye oppgaver, saker eller møter.
Bruk mindre tid på å opprette saker, gjøre vedtak og sende ut referat fra styremøter. Du får raskt oversikt over tidligere og kommende møter, og kan enkelt redigere møtedetaljer og legge til saker. Om saker behandles i flere møter er dette enkelt og oversiktlig. Du kan også velge at møter skal avholdes som videomøter.
Enkel etablering og oppfølging av gode rutiner for helse, miljø og sikkerhet. Du får tydelige varsler om noe skal følges opp.
Integrerte banktjenester gir enkel oversikt over økonomien i boligselskapet. Økonomimodulen i styrerommet gir deg oversikt over saldo på alle konti i OBOS-banken. Her kan du se alle selskapets eksisterende lån, og søke om nytt lån. Du ser også fakturaer som ligger til behandling og snarveier til andre verktøy fra OBOS. Under fakturabehandling ligger alle fakturaer til behandling for styret, uavhengig av hvem som har denne i sin behandlingsliste.
På Styrerommet kan du samle alle leverandører på ett sted, og se månedlige kjøp, avtaler og dokumenter, historikk, analyser og kontaktpersoner. Her er også en oversikt over alle leverandører som leverer varer og tjenester til boligselskaper forvaltet av OBOS. Leverandører kan enkelt legges til i «favorittlisten» øverst på siden.
Finn enkelt frem til informasjon om alle eiere og boliger i selskapet. Det er også mulig å gå inn på én oppføring for å få mer informasjon om én bestemt eier eller bolig. Full oversikt for alle i styret.
Med digitale årsmøter blir det enklere for beboerne å engasjere seg i viktige saker. Styrerommet er perfekt til å forberede årsmøtet eller til og med gjennomføre hele møtet digitalt. Uavhengig av hvilken løsning man benytter vil Styrerommet gjøre det lettere for styret å holde oversikt, overholde frister, og ikke minst å engasjere eierne til å ta del i lokaldemokratiet.
Få oversikt over tilstanden på bygningsmassen, og hjelp til å utbedre den. Med vedlikeholdsplanleggeren kan dere samle alle prosjekter som er gjennomført, akutte eller til vurdering. Lag bud sjettestimat, samle avtaler og dokumentasjon, og få hjelp til å velge bærekraftige alternativer.
Nå ut til beboerne med Vibbo
Funksjoner i Vibbo
Alle OBOS-forvaltede boligselskap får tildelt en egen, søkbar side på Vibbo.no. Her ligger nyttige opplysninger om blant annet fakturaadresse, vedtekter og årsmøtedokumenter. Styret kan enkelt tilpasse siden med tekst og bilder som beskriver boligselskapet, akkurat som på en tradisjonell hjemmeside.
Beboerne kan enkelt registrere seg og holde kontaktinformasjonen oppdatert. Innlogging skjer med mobilnummer, og bekreftelseskode sendes på SMS. Beboere som logger inn på Vibbo, får tilgang til alt de trenger av informasjon om boligselskapet. Forsiden viser alle de viktigste funksjonene, som nyheter, temaer og kontakter.
Skal dere pusse opp? Er det tid for årets dugnad, eller skal vannet stenges? Området Nyheter er egnet for informasjon som er aktuell innenfor en avgrenset tidsperiode. Alle beboere blir varslet om nyheter via epost, eller via SMS om det er kritiske nyheter som haster.
Med oppslag kan også beboerne engasjere seg og legge ut beskjeder på Vibbo. Det kan være alt fra å sende ut nabovarsel, til å spørre om hjelp, eller foreslå opprydding av bakgården.
Under Temaer kan beboerne raskt og enkelt finne praktisk informasjon og svar på ofte stilte spørsmål. Hva er reglene for parkering? Hvordan bestiller vi nøkler? Hvem leverer TV og internett? Det er enkelt å prioritere hvilke temaer som skal vises på forsiden, og eventuelt slette og redigere temaer.
Beboerne kan enkelt finne frem til og sende melding til styremedlemmer på Vibbo. Styret mottar og kan effektivt følge opp alle henvendelsene i et grensesnitt som inkluderer all nødvendig informasjon om beboerne og deres meldingshistorikk. Styret kan også ta kontakt med beboerne og varsle dem på SMS hvis det haster.
Under Min bolig kan hver enkelt beboer se informasjon om boligen de eier eller tilhører, som adresse, leilighetsnummer og oppgang. Siden inneholder også en oversikt over alle eiere og beboere i boligen, og gjør det mulig for eierne å legge til medboere eller leietakere. Eierne får også opp informasjon om sine felleskostnader og andre utgifter knyttet til boligen. Dette er ikke synlig for leietakere eller medboere.
Fra tungt og tidkrevende til raskt og effektivt. Etter at Sameiet Årvolltoppen tok i bruk Vibbo og Styrerommet, har jobben blitt mye lettere for styret.
Med Vibbo har vi fått det kommunikasjonsverktøyet vi har savnet lenge. Dette vil spare oss for masse administrasjon framover og ikke minst bedre kommunikasjonen med beboerne.
Gunnar Bentzen, Styreleder, Sameiet Ringgaten Terrasse
