Årets viktigste møte
På årsmøtet/generalforsamling går styrene opp til eksamen for eierne. Det er nå dere skal vise hva dere har gjort og hvordan dere har forvaltet verdiene det siste året, sier Ragnhild Sørlie, fagansvarlig boligforvaltning i OBOS.
Det er på forhånd du legger grunnlaget for et vellykket møte. God planlegging bidrar til at møtene glir godt og sikrer at eierne, styrets oppdragsgivere, kommer til orde og blir hørt.
God velkomst
Be folk til komme tidlig for registrering, slik at møtet kan starte når det skal. Bruk gjerne SMS-løsningen på Styrerommet som påminnelse. Ta godt imot eierne i døra.
Registeringsblanketter og fullmakter
På selve møtet er det praktisk at oppgavene er fordelt i forkant – særlig i store boligselskap: Hvem skal ta imot registreringsblanketter? Hvem kan være tellekorps? Hvem sørger for eierliste og stemmesedler?
Fullmakter skal være skriftlige og undertegnet. I borettslag kan man ha med én fullmakt i tillegg til egen stemme, i sameier og boligaksjeselskap er det ingen begrensninger på antall fullmakter.
Hold tider
Ønsk velkommen når møtet starter.
Start møtet når det skal starte, gi beskjed om hvor lenge møtet skal vare og hold dere til tiden.
Kritiske eiere
Årsmøtet gir eierne anledning til å få tatt opp sine interesser og behandlet det man vil fremme. Styret bør ikke være redd for kritikk, men akseptere at ulike meninger finnes.
Møteledelse
Det er lettere for en nøytral part å ivareta alle interesser når vanskelige saker drøftes. Møtelederen bør styre debatten slik at alle føler at de kommer til orde, og sette ned foten når det ikke lenger kommer noe nytt i debatten. Dersom en møteplager, til tross for gjentatte advarsler, vanskeliggjør progresjon i møtet, kan vedkommende bli bedt om å forlate møtet. OBOS påtar seg ledelse av alle type møter.
Valg av styremedlemmer
Styremedlemmene trenger ikke å være eiere, men de må være myndige personer. Alle medlemmene skal velges av generalforsamlingen og styreleder skal velges særskilt.
Innkommende forslag/saker
Viktigste er at styret er godt forberedt og har lagd en klar innstilling til de ulike sakene som står på agendaen. Da går som regel saksgangen veldig mye raskere.
Hvis større rehabiliteringsarbeid står på agendaen, er det nyttig å ha fagfolk til stede. Det kan også lønne seg å ha et beboermøte i forkant av møte ved store og komplekse saker, eventuelt kalle inn til et ekstraordinært årsmøte.
Styrehonorar
Det er årsmøte/generalforsamlingen som vedtar størrelse av styrehonoraret. Fordelingen av styrehonoraret blant styrets medlemmer skal vedtas på et styremøte.
Votering
Votering skjer skriftlig, ved å vise stemmetegn eller ved håndsopprekning. Blanke stemmer betraktes som ikke avgitt og teller ikke med i opptellingen.
Mars 2019