Hopp til innholdet
Flere mennesker som har møte rundt et arbeidsbord

Forberedelser til årsmøtet

Det er sesong for regnskapsavslutning, gjennomføring av årsmøter – hva må dere i styret gjøre nå?

Dere har kanskje allerede mottatt brev med forslag til årsmøte-/generalforsamlingdato. Hvis ikke kommer det snart.

Når datoen er fastsatt skal et varsel sendes til eierne om når møtet skal avholdes og med frist for når de kan levere inn forslag til årsmøtet/generalforsamlingen.

Regnskapet er under arbeid og når revisor har sett igjennom det for første gang, utarbeider vi en årsrapport med regnskap inkludert. Dere vil da få utkastet til behandling.

I tillegg til å behandle årsrapport med innkalling til årsmøte/generalforsamling og regnskap, må dere utarbeide styrets innstilling til innkomne forslag. Det at styret allerede har en oppfatning om forslaget gjør det enklere når saken skal stemmes over. Dette kan være vedtak dere skal leve lenge med, og gode forberedelser gir ofte bedre vedtak. Bruk tid på det, det lønner seg.

Vi anbefaler også at dere skriver noe om hva styret har jobbet med i perioden. Fortell hva dere har hatt fokus på, hva dere har løst og om planene fremover. Det gir eierne trygghet for at dere ivaretar tillitsvervet deres.

Når dere har behandlet årsrapporten sender vi regnskapet til revisor som så utarbeider revisjonsberetning.

Den ferdige årsrapporten er innkallingen til årsmøtet. Denne sendes eierne etter avtale og i henhold til de lovgitte fristene.

Årsmøtet/generalforsamlingen:

Det er formelle krav til hva som skal behandles på årsmøtet/generalforsamlingen. Møtet skal konstitueres og den ferdige årsrapporten med regnskap behandles. I tillegg skal eventuelle forslag behandles, og – ikke minst - det skal velges tillitsvalgte.

Visste du forresten at våre dyktige rådgivere kan brukes som møteledere på årsmøtet/generalforsamlingen? Ta kontakt med din rådgiver for nærmere avtale. 

Våre rådgivere står til deres disposisjon til enhver tid – bruk oss!

Nytt i år:

  • Vi har innhentet samtykke til digital forsendelse fra mange av eierne og håper å få sendt dokumenter knyttet til årsmøtet/generalforsamlingen elektronisk til dem som ønsker det. Informer gjerne eierne om å ta en titt i spam-filteret dersom de opplever å ikke få informasjon som forventet (I tillegg – legg gjerne den ferdige årsrapporten tilgjengelig på hjemmesiden deres så eierne kan få tak i den der).
  • Digitale forberedelse til årsmøtet: Har selskapet ditt tilgang til Styrerommet.no? I så fall har dere blant annet anledning til å innhente forslag fra eierne og sende ut innkalling gjennom Styrerommet. Sameier og borettslag må gjennomføre selve møtet fysisk som tidligere. Boligaksjeselskap har også anledning til å gjennomføre selve møtet digitalt, dersom det er ønskelig. Ønsker du å vite mer om dette? Kontakt din rådgiver og se også på Styrerommet.no under årsmøter.
  • Er selskapet deres et aksjeselskap og dere har tilgang til Styrerommet.no kan dere kanskje prøve ut det digitale årsmøtet i sin helhet. Ønsker du å vite mer om dette? Kontakt din rådgiver og se også på Styrerommet.no under årsmøter.

 *) Informasjonen over er gitt ut fra en ordinær forretningsførerkontrakt med oss.

 aarshjul_nytt

Synes du dette var interessant?

Se flere nyheter her