Tips til budsjettet

Den økonomiske driften i et boligselskap skiller seg ikke nevneverdig fra andre budsjetter, for eksempel familiebudsjettet. Tallene er bare litt større. Boligselskapet skal kunne dekke årlige, gjentatte kostnader så som forsikring, strøm, kommunale avgifter o.l, i tillegg må dere kunne håndtere planlagte og/eller uforutsette kostnader. Forfallet på fakturaer varierer, og det å faktisk kunne betale for sine økonomiske forpliktelser på forfall er viktig. Dere må passe på at boligselskapet har nok penger på konto når kostnader forfaller til betaling.

Inntektene er ofte forutsigbare og varierer som regel lite fra måned til måned, normalt består inntektene kun av det eierne betaler i felleskostnader månedlig. Noen selskap har andre inntekter i tillegg, som utleie av antenneplass på taket eller annet.

Det er lurt å jobbe med budsjettet. Vi ser at de selskapene som har en god budsjettbehandling får en bedre oversikt og en bedre årsoppgjørsperiode på våren.

Tips til budsjettperioden

1. Skaff deg oversikt: Start tidlig og få oversikt over kostnadene og inntektene. På Styrereommet.no finner du nyttig informasjon og verktøy i menypunktet «Økonomi»
2. Ha en plan: God økonomisk planlegging er viktig for både alle typer selskap, både små og store. Vi ønsker å være gode rådgivere for våre kunder. For dere som ikke har budsjettutkast inkludert i avtalen, kan vi anbefale denne tjenesten, prisen avtales i det konkrete tilfellet. Ta kontakt!  
3. Bruk budsjettforslaget: De fleste kunder har inkludert i kontrakten at OBOS utarbeider utkast til budsjett. Forslaget sendes styret for gjennomgang. Ved oppstart gir styret tilbakemelding på planlagte vedlikeholdsoppgaver for kommende år, Selskapets faste kostnader som oppvarming, strøm, kommunale avgifter, forsikring, tv og bredbånd m.m. ligger klart når budsjettet blir oversendt til styret. 
4. Ta et budsjettmøte: Vi anbefaler at styret setter budsjettet på agendaen i et møte. Ta gjerne kontakt med din rådgiver og finne en god møteform, i disse tider for eksempel digitalt. Budsjettet skal uansett styrebehandles og vedtas av styret, og helst før utløpet av året.
5. Tenk forutsigbarhet: Ha en god strategi for justering av felleskostnader. Det kan lønne seg å gjøre små justeringer også i gode tider, slik at dere unngår store, plutselige økninger i felleskostnadene. Skal dere gjøre endringer i felleskostnadene må dette varsles eierne – husk forutsigbarhet gir trygghet.
6. Budsjetter i hele tusen. Budsjettet skal gi de lange linjene, det er først og fremst en rettesnor ingen fasit for aktivitet gjennom året. Ikke bli for detaljert, tenk stort.
7. Vurder avtaler: Det kan også være nyttig å kontakte leverandører av tjenester dere har og diskutere pris og vilkår. For eksempel kan banken kontaktes om vilkår på eventuelle løpende lån, eller dere kan vurdere om det skal innhentes konkurrerende tilbud på forsikring eller andre tjenester. Vær oppmerksomme på at enkelte avtaler er bundet av kontrakter med en viss oppsigelsestid, så ta høyde for det. Tenk: Kan vi få en tjeneste til lavere pris enn vi betaler i dag? Uten at kvaliteten blir dårligere? Din rådgiver kan bistå dere med dette.

Kort og lang sikt

I tillegg til et godt budsjett for vanlig drift neste år, må styret også sette av midler til langsiktig vedlikehold. Skal det males eller dreneres? Er det behov for rehabilitering av bad og rørsystem? Hva med taket, holder det tett i mange år til? Rett og slett: Hva trenger vi penger til på sikt? Dette er viktige spørsmål å stille seg.

Det kan være lurt å øke felleskostnadene i god tid før rehabiliteringsarbeider starter, sørg for å ha økonomien i orden. Vurder også om pengene kan settes på sparekonto eller avsettes i et vedlikeholdsfond. Er dere ute i god tid vil også felleskostnadene bli forutsigbare, økninger skjer økninger skjer gradvis og beboerne unngår store og brå svingninger. Det er en viktig oppgave for styret å sørge for denne forutsigbarheten og en fordel for alle i boligselskapet.

Unngå fellene

Bruk tiden godt, det er lurt å sette av nok tid for å gjennomføre en god budsjettprosess. Hastverk kan gi ubehagelige overraskelser. Det er også smart å være realistisk med hensyn til kostnadene, og huske å ta høyde for det uforutsette. Erfaringsmessig vil det nesten alltid komme kostnader som ikke var planlagt.

Lykke til med årets budsjettarbeid!