Årsmøteprosessen – steg for steg

Som regnskapsfører skal OBOS levere regnskap til styret. Vårt ønske er at styret skal være rustet til å gjennomføre årsoppgjøret på en god måte. Ryddig gjennomføring av selve årsmøtet gjør eiere og beboere trygge på at styret oppfyller mandatet sitt til fellesskapets beste. Da er det viktig med gode forberedelser! I denne artikkelen finner dere en oversikt over hva som er styrets ansvar og hva OBOS hjelper dere med.

Bruk av Styrerommet

Bruk Styrerommets årsmøtemodul for forberedelsene og gjennomføring. Modulen gir god støtte underveis i prosessen, og oversikt over alle oppgavene som gjennomføres – uavhengig av om møtet skal avholdes fysisk eller digitalt.

Les også: Spar tid i forberedelsene til årsmøtet

Bruken av Styrerommet vil også forenkle protokollføringen og samarbeidet med rådgivningsteamet. Å bruke årsmøtemodulen i Styrerommet er enkelt, men vi tilbyr også kurs for dere som ønsker det.

Meld deg på kurs om årsmøtemodulen

Styrets forberedelser

Beslutte dato for årsmøte

Styret får beskjed om hvilken dato regnskapet skal være ferdig på i starten av året. Rådgivningsteamet anbefaler en dato for gjennomføring av årsmøtet basert på regnskapsdato. Datoen er valgt ut fra en plan om at OBOS skal levere et ferdigstilt årsregnskap i tide, og kunne delta på årsmøtet hvis dere bestiller dette.

Motta årsregnskap

Regnskapet tilgjengeliggjøres i Styrerommets årsmøtemodul. Dersom dere har revisor må det påregnes inntil fem virkedager behandlingstid fra revisor, med utgangspunkt i datoen vi har meldt ifra om i informasjonsbrevet.

Hvis boligselskapet har revisor:
Når regnskapet er klart mottar styret dette til signering via signeringsløsningen Scrive. Når styret har signert regnskapet, sender rådgivningsteamet det signerte regnskapet og eventuelle andre signerte årsoppgjørsdokumenter til revisor for å få revisjonsberetningen. Regnskapet tilgjengeliggjøres i Styrerommets årsmøtemodul sammen med revisjonsberetning når det er klart fra revisor.

Planlegge gjennomføring av årsmøtet

Et årsmøte kan gjennomføres både digitalt og fysisk. Ta stilling til hvem som skal være møteleder og referent, og om dere ønsker noe hjelp fra rådgivningsteamet i forbindelse med gjennomføringen av selve møtet.

Varsle, informere og invitere eiere og beboere

Varsle eierne om årsmøte

Eierne skal motta et varsel om årsmøtet. Varselet skal inneholde dato for årsmøtet og frist for å melde inn forslag som skal tas opp.

Vi anbefaler å sette en forslagsfrist som gjør at styret rekker å behandle sakene i tide, før innkallingen til årsmøtet sendes ut. Dersom en eier melder inn saker etter fristen, kan styret fortsatt velge å ta med saken i innkallingen.

Behandle innmeldte forslag

Når fristen for å sende inn saker utløper, skal de innmeldte forslagene til saker fra eiere og beboere gjennomgås og tas med i innkallingen.

Send innkallingen til eierne

Bruker man årsmøtemodulen, opprettes innkallingen automatisk basert på sakslisten som er lagt inn der, og sendes ut 8-20 dager før årsmøtet. Styret kan sette dato for utsendelse innenfor dette tidsrommet.

Innkallingen skal inneholde årsrapport med årsregnskap og eventuell revisjonsberetning, i tillegg til en saksliste med innmeldte saker fra eierne som skal behandles.

Dere kan velge å utarbeide innkalling og protokoll med egen mal, men husk å få med de lovpålagte sakene fra sakslisten, samt tid og sted. Da må også signering skje gjennom en egen løsning.

Gjennomføring av årsmøtet

Dersom årsmøtet er planlagt og satt i gang via årsmøtemodulen i Styrerommet, kan protokollen føres løpende underveis. Når møtet er ferdig, er også protokollen klar, og kan signeres digitalt av møteleder og protokollvitnene. Dokumentene deles automatisk med OBOS.

Etter årsmøtet

Som regnskapsfører skal OBOS skal sende inn signerte dokumenter til offentlige registre på vegne av boligselskapet. Regnskapsloven sier at dokumentene skal sende inn senest en måned etter at årsmøte har godkjent regnskapet.

Signer årsmøtedokumenter

Når årsmøtet er gjennomført skal protokollen signeres av møteleder og protokollvitner. En kopi av den signerte protokollen sendes til OBOS.

Send signerte dokumenter til OBOS

Hvis dere velger å ikke bruke årsmøtemodulen i Styrerommet må dere sende inn dokumenter til rådgivningsteamet via hjelpesenteret innen en uke, slik at dokumentene mottas av offentlige registre i henhold til bestemmelsene.

Disse dokumentene trenger vi:

• Innkalling med årsregnskap (og evt. revisjonsberetning)
• Signert årsmøteprotokoll

Utbetaling av styrehonorarer

Hvis det er vedtatt styrehonorar i årsmøtet, kan styret selv legge inn kontonummer og beløp til utbetaling inne på økonomi-siden på Styrerommet. Husk at totalbeløp for styrehonorar skal stemmes over som egen sak i årsmøtet.