Personvernerklæring for OBOS Living Lab

OBOS Nye Hjem AS er et selskap i OBOS-konsernet som har spesialopprettet testprosjekt OBOS Living Lab (heretter «OLL»).

OLL skal være et levende laboratorium for fremtidens boliger der OLL og ulike samarbeidspartnere fra byggebransjen og andre bransjer samt ulike representanter fra akademia og forskingsinstitusjoner, skal kunne utforske fremtidens hjem med utgangspunkt i en virkelig situasjon, nemlig at beboerne skal på ordinær måte bo i testmiljøet.

OLL består av et spesialutviklet- og tilpasset bygg med ca. 34 leiligheter. Bygningen er særlig tilrettelagt med fleksible løsninger som muliggjør utskifting av både tekniske løsninger og i en viss utstrekning også planløsninger. Bygget skal fylles med nye ideer, konsepter og løsninger og således bli et levende boliglaboratorium for fremtidens boliger. En viktig del av testingen vil være å evaluere nye teknologiske løsninger for å se om disse kan gi nye muligheter og forbedre boligopplevelsen eller måter å bo på.

Det vil også installeres en rekke sensorer i bygget som vil kunne måle eksempelvis lys- og luftkvalitet, temperatur og støy. Gjennom datainnsamling fra slike sensorer vil man kunne lære mer om hvordan bygningen fungerer og hvilken påvirkning både løsninger og beboerne har.

OLL vil knytte til seg ulike samarbeidspartnere som skal ta del i OLL med sin spesielle innsikt. Samarbeidspartnerne skal kunne bruke hele eller deler av OBOS Living Lab-miljøet for å øke sin innsikt i fellesskap med OLL og eventuelt andre samarbeidspartnere. OLL skal aktivt samarbeide med bransjen for å undersøke og finne løsninger som i fremtiden kan gagne beboerne og samfunnet, herunder for om mulig kunne bidra til å løse noen av problemene man står ovenfor i fremtiden; eksempelvis raskt voksende byer, knapphet på arealer og behovet for bærekraftige løsninger.

Testingen i OLL skal, som nevnt, foregå i et virkelig bomiljø, da bygget skal bebos av ulike grupper leietakere. Leietakerne skal på sin side bidra med sine erfaringer og på denne måten være en aktiv medspiller med OLL og dets samarbeidspartnere.

Personopplysningsloven inneholder regler om registrering og annen form for behandling av personopplysninger som er knyttet til en enkeltperson. OLL's personvernerklæring skal i likhet med personopplysningsloven og tilhørende regelverk, bidra til at beboernes personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Ikke minst skal beboerne være trygg på at dette skjer på en sikker måte.

Blant prinsipper som skal være førende i OLL er:

Noen viktige begreper (i alfabetisk rekkefølge):

Anonymiserte opplysninger er opplysninger hvor vi har fjernet alle identifiserbare elementer slik at det ikke lenger er mulig å knytte opplysningene til deg som enkeltperson.

Beboer er enhver fysisk person som i tråd med inngått deltakeravtale og leieavtale med OLL, leier en leilighet for en tidsbestemt periode.

Behandling av personopplysninger er bruk av personopplysninger, slik som innsamling, lagring, endring, sammenstilling, utlevering og sletting.

Behandlingsansvarlig er ONH AS som er ansvarlig for all behandling av personopplysninger i OLL.

OBOS er OBOS BBL, Norges største boligbyggelag og boligforvalter, med organisasjonsnummer 937052766.

OBOS-konsernet er OBOS BBL og dets datterselskaper, eksempelvis OBOS-banken AS, OBOS Nye Hjem AS, OBOS Eiendomsmeglere AS eller Block Watne AS.

OBOS Nye Hjem AS er et selskap med organisasjonsnummer 935 283 280 og er heleid av OBOS.

OLL Deltaker er en person som deltar i OLL etter egen avtale om dette, se også Beboer.

OLL samarbeidspartner er selskap eller organisasjon som har inngått avtale med OLL om deltakelse i et eller flere prosjekter i OLL.

Personopplysninger er informasjon som typisk direkte eller indirekte kan knyttes til deg som enkeltperson, eksempelvis navn, fødselsnummer, etc.

Personvernlovgivningen er den norske Personopplysningsloven med forskrifter, herunder Personvernforordningen/General Data Protection Regulation (GDPR) slik denne er implementert gjennom Personopplysningsloven.

Beboere i OLL vil bli registrert med følgende personopplysninger i beboeroversikten: navn, fødsels – og personnummer, land, kjønn, e-postadresse, telefonnummer, status på OBOS-medlemskap samt eventuelle andre opplysninger som oppgis av beboer i forbindelse med søknadsprosessen, leietakerforholdet eller deltakelse i OLL. I forbindelse med visse handlinger, roller eller transaksjoner, eksempelvis for beboere som står oppført som ansvarlig leietaker, vil det være påkrevd med innsamling og lagring av personnummer, evt. D-nummer/statsborgerskap samt registrering av gyldig legitimasjon som kan bekrefte kundens identitet.

OLL vil teste ut ulike produkter, tjenester eller fysiske forhold blant beboerne og dette vil endres over tid. Informasjonen som OLL samler inn vil derfor være avhengig av hvor i OLL en beboer bor, hvor en oppholder seg og etter hvilke tjenester/produkter beboer bruker eller kjøper. En viktig del av testingen som gjøres i OLL, vil være brukerundersøkelser der personopplysninger vil registreres i henhold til tilhørende retningslinjer for den enkelte brukerundersøkelse som deltakerne vil bli opplyst om.

Alle beboere vil ha tilgjengelig en egen sensoroversikt som viser hvilke aktive sensorer som registrerer aktivitet, herunder personopplysninger, i bygget. Beboerne vil også få tilgang til en oversikt som viser relevante samtykker til behandling av personopplysninger for OLL og samarbeidspartnere.

Beboere vil også registreres med en eller flere brukerprofiler i OLL samt beboerportal for kommunikasjon som også vil tilrettelegging for lagring av informasjon som den enkelte bruker selv legger inn. Informasjonen OLL samler inn vil kunne avhenge av hvilke opplysninger du gir oss før innflytting i OLL, ved kjøp eller abonnering på tjeneste/produkt eller ned-lasting av app som er gjort tilgjengelig i regi av OLL.

Ved behov vil OBOS også kunne innhente og registrere personopplysninger fra andre kilder, for eksempel kontaktinformasjon fra Folkeregisteret og opplysninger fra OLL sine samarbeidspartnere.

Det er frivillig å være deltaker i OLL og behandling av personopplysninger i OLL baseres i all hovedsak på frivillige samtykker.

For å kunne administrere leieforhold og beboerrelasjonene i OLL, vil det likevel være nødvendig å registrere enkelte personopplysninger, slik som navn, fødselsdato, dato for innbetalinger av husleie og annen husleiehistorikk. Behandling av slike personopplysninger baserer seg ikke på samtykke, men vil være nødvendig for å oppfylle husleieavtalen med OLL eller være en behandling som OLL vil ha en berettiget interesse til å utføre på grunnlag av beboerrelasjonen mellom OLL og den enkelte beboer. OLL er videre en test-arena, der personopplysninger også behandles på grunnlag av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e da behandlingen er nødvendig for formål knyttet til vitenskapelig forskning og i stor grad skjer i allmennhetens interesse.

Som beboer har man ingen plikt til å oppgi personopplysninger til OLL, men dersom du velger å la være, er det mulig at du ikke kan være OLL-deltaker/beboer eller at OLL ikke vil kunne yte deg forutsatte tjenester, fordi vi eksempelvis ikke kan fakturere deg, levere tjenester, følge lovpålagte registreringsplikter eller at du bryter med forutsetningene for å være OLL-deltaker/leietaker i dette testprosjektet.

OLL vil teste ut en rekke ulike tjenester, produkter og måle ulike fysiske forhold i OLL og blant dets beboere. Informasjonen OLL samler inn om beboere avhenger av hvor i bygget du bor eller oppholder deg og hvilke tjenester/produkter du bruker eller kjøper.

Vi samler inn personopplysninger som:

OLL vil vedlikeholde en sensorprotokoll for hver enkelt bolig i OLL som skal gi oversikt over blant annet hva sensoren registrerer, hvem som har tilgang til registrerte data og dataens lagringstid. Den enkelte beboer skal ha tilgang til sensorprotokoll for sin bolig.

Hovedformålet med OLL’s innsamling, registrering og ulik behandling av personopplysninger er å forvalte, administrere og følge opp deltakere, leieboere, OLL samarbeidspartnere og testprosjektene i OLL på en best mulig måte. For eksempel behandles dine opplysninger i denne forbindelse til:

OLL bruker i tillegg informasjon som vi registrerer om beboere til følgende formål:

Merk at OLL vil legge til rette for at du kan reservere deg mot markedsføring og profilering i markedsføringsøyemed.

OLL oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig ut fra de formål som er beskrevet i avsnittet ovenfor eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil variere. Til eksempel krever bokføringsloven §13 at noe regnskapsmateriale må lagres i 5 år, mens annet regnskapsmateriale skal lagres i tre og et halvt år etter regnskapsårets slutt. Flere av dine personopplysninger, slik som kontaktopplysninger, har vi behov for å lagre så lenge du er OLL-deltaker/beboer samt en viss periode etter dette.

For å forstå OLL-deltakere og deres behov best mulig, vil historiske data være av stor verdi for testprosjektene. OLL ønsker likevel ikke at dette skal gå unødvendig ut over ditt personvern. Derfor tilstreber OLL anonymisering av historiske data, der personopplysninger ikke er nødvendige for de formål personopplysningene er innhentet for. Slik anonymisering av persondata, eventuelt pseudonymisering der anonymisering ikke vil være mulig, gjør det mulig for OLL å utnytte verdien som ligger i dataanalyse på en personvernvennlig måte.

Dersom du flytter ut av OLL, vil personopplysningene om deg bli slettet innen tre måneder etter utflytting, bortsett fra opplysninger som OLL er lovpålagt å lagre informasjon eller informasjonen er nødvendig å ta vare på for å sikre et rettskrav. Beboeres navn og fødselsnummer vil dessuten beholdes i egen historisk- og spesielt skjermet database for å ivareta en oversikt over deltakelse i OLL.

OLL's hovedmål er å være et levende laboratorium for fremtidens boliger der OLL og OLL samarbeidspartnere samt ulike representanter fra akademia og forskingsinstitusjoner skal kunne utforske fremtidens hjem med utgangspunkt i en virkelig situasjon, nemlig at beboerne skal på ordinær måte bo i testmiljøet.

Relevante opplysninger deles derfor med selskap innad i OBOS-konsernet samt til en begrenset grad til eksterne samarbeidspartnere, eksempelvis OLL samarbeidspartnere og forskningsinstitusjoner/akademia, til bruk for de samme formålene som beskrevet ovenfor.

Enkelte tredjeparter vil utføre tjenester på OLLs vegne og hjelpe med drift av OLL og levering av tjenester, f.eks. kjøper vi ulike driftstjenester for OLL-bygget og dataprogram- og lagringstjenester av eksterne tredjeparter. Slike tredjeparter gis tilgang til opplysninger til bruk for de samme formålene som er beskrevet ovenfor, herunder drift av utleieboligene, i den grad det er nødvendig for deres leveranser til OLL.

Relevante personopplysninger vil kunne bli utlevert til offentlige myndigheter eller eventuelle andre berettigede i den utstrekning det er pålagt ved lov eller rettslig avgjørelse eller nødvendig for etterforskning av mulige lovbrudd. Utlevering av personopplysninger kan også skje i forbindelse med virksomhetsoverdragelse, fusjon, oppkjøp, sammenslåing av, med eller til et annet selskap.

Det rettslige grunnlag for behandling av dine personopplysninger vil variere avhengig av situasjonen, herunder din status som OLL-deltaker/beboer og hva slags tjeneste(r), produkter som er relevant for din bolig i OLL. På generell basis viser følgende våre benyttede behandlingsgrunnlag:

Det er OBOS Nye Hjem AS som har ansvaret for, og som er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger i OLL, herunder administrasjonen av OLL. Det daglige ansvaret for behandlingen og administrasjon av OLL, er imidlertid delegert til daglig leder i OLL.

OBOS-konsernet har etablert et Personvernombud som skal bidra til at OBOS følger personvernlovgivningen og være en ressurs for selskapene i OBOS-konsernet i spørsmål som har å gjøre med personvern i OBOS, herunder OLL.

OLL arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk. I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjeparter stiller vi tilsvarende krav om informasjonssikkerhet til dem. Videre foretar vi med jevne mellomrom risikoanalyser og sikkerhetsrevisjoner for å evaluere risikoen for brudd på personopplysningssikkerheten, dvs. at dine personopplysninger kan komme på avveie eller bli misbrukt.

Det er bare utvalgte medarbeidere i OBOS som har tilgang til personopplysningene som registreres i relasjon til den enkelte beboer. OLL har gode rutiner for tilgangskontroll med beboerregisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Bruk av digitale portaler/app’er for OLL deltakere kreve innlogging og være tilgangsstyrt for å beskytte mot uautorisert tilgang. Du er selv ansvarlig for å holde påloggingsinformasjonen (brukernavn og passord), adgangskoder og lignende konfidensielt.

Som OLL-deltaker/beboer i OLL har du rett til:

Siden en del av den behandling av personopplysninger som skjer i OLL er til bruk i vitenskapelig forskning og/eller til statiske formål i allmennhetens interesse, gjør vi spesielt oppmerksom på at enkelte av de ovennevnte rettigheter vil kunne være begrenset, jf. blant annet personopplysningsloven § 17.

Vær også oppmerksom på at OLL har både plikt og behov for å kommunisere med samtlige OLL-deltaker/beboere på en fornuftig måte. Viktig informasjon som angår ditt boforhold og deltakelse i OLL, kan du ikke reservere deg mot uten samtidig å avslutte dette. Dersom du ønsker å utøve noen av de ovennevnte rettighetene, kan dette gjennomføres ved å rette en forespørsel til beboerkoordinator i OBOS.

Dersom du mener at vi handler i strid med denne Personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning, vil vi selvsagt gjerne høre fra deg. Du har også anledning til å klage til Datatilsynet.

OLL’s virksomhet vil være i stadig utvikling. Dessuten er det naturlig at lovkrav og offentlige reguleringer utvikler seg over tid. OLL vil derfor kunne ha behov for å oppdatere Personvernerklæringen og tar dermed forbehold om at det vil kunne skje endringer i denne i fremtiden.

Ved mindre endringer i personvernerklæringen vil vi normalt kunngjøre dette på Vibbo/hjemmesiden til OLL, i nyhetsbrev eller lignende. Dersom vi gjennomfører vesentlige endringer i Personvernerklæringen, vil du motta varsel direkte gjennom tilgjengelige kanaler som eksempelvis gjennom e-post eller på sms.

Dato for sist endring av Personvernerklæringen fremgår nederst.

DATO og VERSJON: 12.05.2026 versjon 1.1.