Ferdig med generalforsamling? Dette bør dere gjøre før neste år

Grunnlaget for en vellykket generalforsamling i boligselskapet legges ikke i mars – det er et helårsarbeid.

– Dette var en rolig generalforsamling.

I de lyse konferanselokalene til OBOS på Oslo K i Kværnerbyen har i underkant av 20 beboere fra Ellipsen borettslag nettopp fullført sin årlige generalforsamling, og nestleder Espen Strand kan konstatere at det ikke ble noen stor ståhei i år heller.

Ingen hevede røster, ingen store konflikter på sakslista. Selv nye styremedlemmer gikk det lett å velge inn, og det hele var over på godt under en time.

– Det var bare ett forslag fra en beboer om høyden på en hekk i første etasje, sier Strand.

– Han trodde vi hadde pålagt gartner å klippe hekken ned, men det gjorde vi for å gjøre den fyldigere og hindre innsyn. Og det var det som ble diskutert mest.

Stormfulle årsmøter hvor styrer går i protest og beboere slenger ukvemsord er ofte det som får mest omtale, men når vårsesongen har kommet og gått vil det alltid være de rolige og uspektakulære gjennomkjøringene som denne som er i flertall. Ofte er det et resultat av et godt samarbeid mellom styret og rådgiver fra OBOS.

Foto av Espen Strand — Espen Strand har vært nestleder i Ellipsen borettslag i tre år, og er veldig engasjert i vedlikeholdet, med alt fra kjapp fjerning av tagging til gode avtaler med gartner og håndverkere. – For å ha det fint og ikke ha de store kostandene, ser vi at det lønner seg.

Foto av kontorbygningen Oslo K — Ellipsen borettslag gjennomførte sin årlige generalforsamling i de lyse konferanselokalene til OBOS på Oslo K i Kværnerbyen.

Kunsten å unngå diskusjonsfella

Ellipsen borettslag ligger på Ensjø i Oslo, med 152 boenheter som var innflyttingsklare i 2013. Tross den rolige stemningen i forkant av årets møte har Espen og forretningsfører Morten Wiker Røstengen fra OBOS på forhånd avklart hvem som skal svare på hva, slik at alle er godt forberedt på spørsmål som måtte komme rundt deres respektive ansvarsområder.

Røstengen leder et team av rådgivere i OBOS og får derfor med seg det meste som rører seg på vårens generalforsamlinger. Han har etter hvert fått et klart bilde av hva som må til for å unngå møter med 32 saker på sakslista (noe han har opplevd selv).

– Det styret kan bomme på er at grunnarbeidet mangler og beboerne ikke har nok informasjon før en sak skal vedtas, sier Røstengen.

– En generalforsamling bør ikke være første gang man ser på hvordan en sak skal løses.

Det samme gjelder sakene beboerne har på hjertet i året som går mellom hver generalforsamling.

– Om man overser beboerne i hverdagen, kan de ta for mye plass under selve møtet. Det er bedre å ta tak og avklare ting før møtet.

Det betyr ikke at det skal være null diskusjoner. Før årsmøtet har Røstengen og Strand avklart hvem som skal svare på hva, slik at alle er godt forberedt på spørsmål som måtte komme rundt deres respektive ansvarsområder.

– Styret ønsket ikke å svare så mye om regnskap, men så har de eierskap på andre poster de har god kontroll på, sier Røstengen.

– Ellers er jeg til stede for å føre protokoll.

Det er en fordeling Strand er godt fornøyd med.

– Med ham på møtene får vi svart ut spørsmål fra forsamlingen på en god måte.

Foto av Morten Wiken Røstengen — Rådgiver og teamleder Morten Wiker Røstengen i OBOS ser at styrene har mye å vinne på å ha dialog med beboerne gjennom året. – Ellers kan det bli tradisjon for at generalforsamlingen skal være en tretimers seanse med folk som sier styret er rævva, uten at de vil sitte i styret selv. Og da møter færre opp. Heldigvis er de møtene i mindretall.

Planlegging er nøkkelen til suksess

At det ikke er for mye spørsmål og plunder, tror Røstengen kommer av godt forarbeid. Alt fra budsjettmøtet på høsten til årsberetningen under møtet er grundig gjennomarbeidet, men styret har også gjort en god jobb overfor beboerne.

– De er gode på å informere via Vibbo, og har artikler ute nesten hele tiden. Det er et godt arbeidende styre som er flinke til å følge opp.

I forkant har styret jobbet med å svare ut noen innkomne saker. Det gjør at sakslista ikke fylles opp. Årsmøtemodulen i Styrerommet er blitt en viktig del av gjennomføringen.

– Der kan andelseiere sende inn saker på en god og enkel måte, og vi kan behandle dem for å finne ut om de skal med på generalforsamlingen, sier Strand.

– Da kan vi også ha dialog og avklare med innsenderne om vi er usikre på noe

En hånd holdes oppe for å avgi stemme på en generalforsamling. — En fordel med fysiske møter er at styrene får møte beboerne, som i sin tur kan stille spørsmål underveis. Resultater fra avstemninger kommer også umiddelbart.

Foto av Morten Wiker Røstengen — Underveis i møtet svarer rådgiver Morten Wiker Røstengen fra OBOS på spørsmål om regnskap fra salen.

Heldigitale årsmøter er blitt mer vanlige etter regelendringene som kom med pandemien. OBOS har strømlinjeformet systemene for gjennomføring og avstemning, og Røstengen mener flere styrer kan benytte seg av dette. Ikke minst fordi det også drar opp andelen som stemmer.

– Vi har noen retningslinjer på hvilken av formene som er lurest basert på hvilke saker som tas opp. Om man går gjennom sakslisten på et beboermøte, kan man godkjenne regnskapet hjemmefra.

Ifølge Røstengen kunne årets generalforsamling hos Ellipsen fint vært gjennomført digitalt, men når de likevel går for en fysisk variant er det blant annet fordi de ønsker å møte beboerne.

– Unntatt et av Covid-årene har vi hatt fysisk oppmøte, sier Strand.

– Digitale avstemninger tar også lenger tid, fordi man ikke får resultatet umiddelbart.

Slik fikk styret i Myrer borettslag styr på alt ved bruk av digitale verktøy

Effektiv valgkomité med Vibbo

En annen fordel med den fysiske generalforsamlingen er selvsagt den pinlige stillheten som oppstår når man spør om noen ønsker å stille til et styreverv – den har tvunget fram mang en håndsopprekning over det ganske land.

– Det er vanskelig, sier Strand.

– Jeg har sittet lenge, og styreleder har sittet siden tidenes morgen, så det har ikke vært rift om plassene.

Denne gangen har Ellipsen imidlertid vært i forkant, og de har hatt god hjelp. Da det åpnet seg to posisjoner for et styremedlem og et varamedlem, ble dette annonsert på Vibbo og digitale oppslagstavler i oppgangene, samtidig som de opprettet en valgkomité hvor tidligere styremedlem Grete Klæboe var et av medlemmene.

– Vi fikk faktisk svar med en gang fra folk som ville engasjere seg i sitt eget bomiljø, sier Klæboe.

– Vi var heldige med at de rekrutterte seg selv, og så viste de seg å være svært godt kvalifiserte.

Med kandidater klare til møtet går siste punkt på programmet – valg – gjennom uten pinlig stillhet, og så er det over for i år. Forretningsfører Røstengen har merket at mange styrer gruer seg unødig til generalforsamlingen, men det er det sjelden grunn til.

– De 10-20 prosentene av møtene som er vanskelige får mye oppmerksomhet, men flertallet av møtene vi i OBOS er med på ligner mer på Ellipsen, sier Morten.

– Etter møtet sier de fleste at «dette gikk jo greit!»