Slik lykkes du med digitale årsmøter
Styret kan velge å gjennomføre årsmøtet digitalt, men innenfor klare rammer. Her forklarer vi hvilke regler som gjelder, og når digital møteform er et godt valg.
Før våren 2020 var det ikke hjemmel i Norsk lov å avholde årsmøter og generalforsamlinger digitalt. Under koronapandemien ble det innført midlertidige regler som gjorde det mulig å avholde årsmøter og generalforsamlinger digitalt.
Våren 2021 ble reglene gjort permanente gjennom endringer i eierseksjonsloven og borettslagsloven. Det er nå styret som avgjør om møtet skal holdes digitalt eller fysisk.
Bruken av digitale møter var helt åpenbart utbredt i pandemiårene, men er også fremdeles hyppig brukt i dag.
De første årene etter pandemien var det ca. en halvpart av de ordinære årsmøtene og generalforsamlingene som ble avholdt digitalt. I 2025 ser vi at bruken av digitale møter har falt noe og ligger under 50 %.
Regler og anbefalinger for digitale årsmøter:
1. Styret avgjør møteformen
Styret avgjør om møtet skal avholdes digitalt eller fysisk, men to eller flere eiere som til sammen har minst 10 prosent av stemmene kan kreve at møtet avholdes fysisk. De trenger ikke oppgi noen begrunnelse for hvorfor de ønsker fysisk møte. Det er derimot ikke mulig å kreve at møtet gjennomføres digitalt.
2. Digitale møter må gjennomføres på en forsvarlig måte
Digitale årsmøter og generalforsamlinger må gjennomføres på en forsvarlig måte. Det betyr at styret må vurdere om sakene på dagsordenen egner seg for digital behandling. Vurderingen handler i praksis om hvorvidt saken er enkel nok til å kunne behandles uten muntlig diskusjon.
3. Løsningen må oppfylle lovens krav
Det må også benyttes systemer som oppfyller lovens krav til gjennomføring av møtet. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmeavgivning kan kontrolleres, og at det deltakerne kan identifiseres. Styrerommets digitale årsmøtemodul er en løsning som sikrer at disse kravene er oppfylt.
4. Styrets har beslutningsansvaret
Styret avgjør hva som er best for sitt borettslag eller sameie. Det er styret som må gjøre en forsvarlighetsvurdering og er ansvarlig for gjennomføringen av årsmøtet eller generalforsamlingen. Da er det også helt klart at beslutningen ligger hos styret.
5. Sakslisten brukes som styringsverktøy
En god fremgangsmetode er å starte planleggingen under forutsetningen om at det ordinære årsmøtet eller generalforsamlingen avholdes digitalt. Etter hvert som sakslisten utvikles, bør styret løpende vurdere om sakene egner seg for digital behandling. Hvis det dukker opp en sak som bør diskuteres muntlig, kan man heller velge å gå for et fysisk møte.
6. Vurder ekstraordinære møter for kompliserte saker
Et alternativ er å behandle kompliserte saker i egne, fysiske ekstraordinære årsmøter eller generalforsamlinger. På denne måten kan man også gi slike saker full oppmerksomhet, og ikke en middelmådig behandling etter en langdryg gjennomgang av årsregnskap og årsrapporter.
Sakslisten for ordinære årsmøter og generalforsamlinger kan noen ganger bli omfattende. Da får sakene som behandles til slutt ofte mindre oppmerksomhet, fordi deltakerne er slitne og ønsker å avslutte møtet.
Et ordinært årsmøte eller en ordinær generalforsamling vil som regel være ukomplisert nok til å kunne gjennomføres digitalt på en forsvarlig måte.
7. Kombinerte møteformer kan brukes i noen tilfeller
Årsmøtemodulen på Styrerommet tilbyr digitale årsmøter med fysisk møte. Løsningen kombinerer fysisk møte med digital stemmegivning, men regnes juridisk som et digitalt årsmøte. Dette fordi stemmeavgivningen skjer digitalt.
Møteformen kan egne seg der det er behov for noe muntlig diskusjon, men stiller høye krav til at alle deltakere har samme beslutningsgrunnlag. Ved svært kompliserte eller kontroversielle saker bør møtet gjennomføres fysisk.
