Slik lykkes borettslaget med generalforsamlingen
Med veiledere, styrenettverk og grundige presentasjoner har styret i Hallagerbakken borettslag skapt en annerledes generalforsamling uten konflikter.
Duften av nybrygget kaffe og kringle fyller Hallagerbakken skoles lokaler. Foran noen titalls beboere står styreleder i Hallagerbakken borettslag, Bjørn Tommy Tollånes, og resten av styret klare til å fortelle om året som gikk.
Styrelederen forventer verken konflikter eller langtekkelige gjennomganger av økonomien.
For i Hallagerbakken borettslag foregår generalforsamlingen nemlig på en litt annerledes måte.
Bygger tillit
For kveldens oppmøtte er det som en slags forelesning, med anekdoter, grafikker og dronevideoer.
Gjennomgangen er normalt sett så innholdsrik at beboerne har tillit til oss i styret.
Under styremøtet forteller han beboerne om et tidligere rehabiliteringsprosjekt av rekkehusene i borettslaget, hvor budsjettet sprakk med noen millioner.
– Men det ble ikke opprørsstemning. Folk har forståelse for at det var uforutsette hindringer, og det viser at beboerne stoler på styrets vurderinger. Samtidig er det slik at arbeidet som utføres skaper tillit. Det er en slags «høna og egget»-situasjon, sier Tollånes.
Profesjonalitet i kjernen
Hallagerbakken ligger på Holmlia i Oslo, en 15-minutters kjøretur sør for sentrum. Borettslaget består av 219 boenheter som er fordelt mellom lyse blokker og rekkehus i mørkt tre.
De første beboerne flyttet inn i 1981, og i dag kaller over 500 mennesker Hallagerbakken for sitt hjem.
– Jeg tenker at når vi har en business med 17 millioner i omsetning, så fortjener den å bli behandlet profesjonelt, sier Tollånes.
Profesjonaliteten ser vi et eksempel på allerede før generalforsamlingen starter. På vei inn dørene får beboerne utdelt et 35 sider langt hefte som forteller detaljert om borettslagsdriften det siste året.
Et annet eksempel er veilederne de har laget, både for beboere og styremedlemmer.
– Et av de første grepene vi gjorde var å opprette et dokument som vi omtalte som «Styreveilederen» hvor vi samlet alt av instruksjoner og informasjon, sier han.
– Det enkle er ofte godt nok
Dokumentet «Styreveilederen» tar for seg alt fra anbudsprosesser til julegrantenning og bestilling av service på utstyr. Tollånes mener dette gjør styrearbeidet mer overkommelig.
Fins det allerede et dokument som viser hvordan oppgavene har blitt gjort tidligere, blir jobben enklere.
I dag har borettslaget veiledere for privat vedlikehold, rehabilitering og for håndtering av uteområder. Tollånes henviser aktivt til disse under kveldens møte, slik at beboerne alltid vet hvor de kan finne informasjonen de trenger.
– Det enkle er ofte godt nok. Vi trenger alle sammen hjelp, og da er sånne løsninger et godt sted å starte, sier han.
Et styre der alle bidrar med sitt
Mange borettslag og sameier styres av én enslig ildsjel. I Hallagerbakken hviler ansvaret på flere skuldre. Styret har en leder, fire styremedlemmer og fire varamedlemmer. Alle har egne oppgaver og jobber etter egen evne og kapasitet.
Denne ansvarsfordelingen er ikke en tilfeldighet, men et resultat av en bevisst styrekultur som har blitt bygget opp over mange år.
Hos oss er det helt greit at alle bidrar ulikt. Men det du sier at du skal gjøre, det skal du gjøre.
Besøk fra konsernsjefen
Kveldens generalforsamling på Holmlia er spesiell av flere grunner. Blant annet har de fått besøk av den nye konsernsjefen i OBOS, Marianne Gjertsen Ebbesen, som ble valgt som møteleder.
Hun understreker at Hallagerbakkens kultur er et av kjennetegnene på styrer som lykkes.
– Et effektivt styre må ikke bestå av personer med mye styreerfaring eller høy utdanning. Det viktigste er å ha litt struktur og å være engasjert i styrearbeid og bomiljø, sier Gjertsen Ebbesen.
De borettslagene som får til mest, er gjerne de som er flinke på arbeidsfordeling.
Et viktig grep har vært å rekruttere fra egne rekker. Hallagerbakken er et stort borettslag, og har stort sett hatt egne beboere som styremedlemmer.
– Da får du et styre som vet bedre hvor skoen trykker, sier Gjertsen Ebbesen.
Hun legger til at hun ble veldig glad for å bli invitert til å komme på generalforsamlingen:
– For meg er det viktig å se hva som faktisk skjer der ute. Å få høre hvordan styret arbeider og hva beboerne er opptatt av i sitt nærmiljø, er viktig innsikt.
Borettslag som løfter hverandre
Blant de mange borettslagene på Holmlia har det vokst fram et sterkt fellesskap, etter initiativ fra Tollånes. Allerede i 2013 initierte han et styrenettverk for boligselskapene i området.
Målet var å dele kunnskap og utveksle erfaringer på tvers av styrer. I dag er rundt 30 styrer en del av gruppen.
– Det er forunderlig at det var så mange borettslag rett i nærheten av hverandre som ikke samarbeidet. Samarbeid betyr ikke at man må ha en felles vaktmesterkontrakt, men at man deler rutiner og kunnskap, sier Tollånes.
Styrene deler erfaringer, pristilbud og informasjon om alt fra skadedyr til utredning om fjernvarme.
– I stedet for at hver av oss skal bruke store pengesummer på spesialister og rådgivere, så gjør vi det i fellesskap. Samarbeid sparer oss for både tid og penger. Slike samarbeid er noe jeg tenker flere kan dra nytte av.
– Forbilledlige
Etter halvannen time erklærer møteleder Gjertsen Ebbesen generalforsamlingen for hevet, og sant nok ble det ingen konflikter eller hete diskusjoner i år heller.
Konsernsjefen legger ikke skjul på at hun har latt seg imponere av Hallagerbakken.
Dette styret er flinke til å skape engasjement. De er nok litt forbilledlige, rett og slett.
Tollånes selv er forsiktig med selvskrytet, men er likevel tydelig på én ting:
– Vi har absolutt ting man kan lære noe av, og vi prøver aktivt å dele det. Men, vi har fortsatt mye å lære selv, og læringsvilligheten er nok en del av det som gjør at vi alle blir bedre over tid.
