Gode råd til gjennomføringen av årsmøtet
Under en time, null konflikter og fornøyde beboere. Hva er hemmeligheten?
– Dette var en rolig generalforsamling.
I de lyse konferanselokalene til OBOS på Oslo K i Kværnerbyen har i underkant av 20 beboere fra Ellipsen borettslag nettopp fullført sin årlige generalforsamling, og nestleder Espen Strand kan konstatere at det ikke ble noen stor ståhei i år heller.
Ingen hevede røster, ingen store konflikter på sakslista. Selv nye styremedlemmer gikk det lett å velge inn, og det hele var over på godt under en time.
– Det var bare ett forslag fra en beboer om høyden på en hekk i første etasje, sier Strand.
– Han trodde vi hadde pålagt gartner å klippe hekken ned, men det gjorde vi for å gjøre den fyldigere og hindre innsyn. Og det var det som ble diskutert mest.
Stormfulle årsmøter hvor styrer går i protest og beboere slenger ukvemsord er ofte det som får mest omtale, men når vårsesongen har kommet og gått vil det alltid være de rolige og uspektakulære gjennomkjøringene som denne som er i flertall. Ofte er det et resultat av et godt samarbeid mellom styret og rådgiver fra OBOS.
Espen Strand har vært nestleder i Ellipsen borettslag i tre år, og er veldig engasjert i vedlikeholdet, med alt fra kjapp fjerning av tagging til gode avtaler med gartner og håndverkere. – For å ha det fint og ikke ha de store kostandene, ser vi at det lønner seg.
Ellipsen borettslag gjennomførte sin årlige generalforsamling i de lyse konferanselokalene til OBOS på Oslo K i Kværnerbyen.
Dykker ned i regnskapet
Ellipsen borettslag ligger på Ensjø i Oslo, med 152 boenheter som var innflyttingsklare i 2013. Sist de hadde tendenser til murring under en generalforsamling var i 2023, da avdragsfriheten gikk ut på borettslagets lån og felleskostnadene dermed økte.
Tross den rolige stemningen i forkant av årets møte har Espen og forretningsfører Morten Wiker Røstengen fra OBOS på forhånd avklart hvem som skal svare på hva, slik at alle er godt forberedt på spørsmål som måtte komme rundt deres respektive ansvarsområder.
– De ønsket ikke å svare så mye om regnskap, men så har de eierskap på noen andre poster de har god kontroll på, sier Morten.
– Ellers er jeg tilstede for å føre protokoll.
Det er en fordeling Espen er godt fornøyd med.
– Vi har et veldig godt samarbeid. Med ham på møtene får vi svart ut spørsmål fra forsamlingen på en god måte.
Under generalforsamlingen kommer de fleste beboerspørsmålene fra Grete Klæboe, og de handler om nettopp regnskapet. Selskapet har en litt vrien struktur, som gjør at regnskapet ikke blir fullstendig før det påfølgende året. Det irriterer Grete, fordi årsresultatet blir misvisende og tallene blir kompliserte for beboerne å komme til bunns i uten gode forklaringer ved siden av.
– Jeg vil vite, så da grafser jeg nedi og finner ut av det.
Grete var selv med i styret tidligere, og er fortsatt en ressursperson for styret som hjelper til med alt fra klageskriving på en byggesak til styrerekruttering. Planen er å bli boende i borettslaget resten av livet, så hun engasjerer seg fortsatt litt ekstra i det som foregår der.
– Er økonomien i orden, så har man et veldrevet borettslag med kapasitet og evne til å ivareta både bygninger og miljø, sier hun.
– Jeg har vært på alle generalforsamlingene. En egen leilighet er jo en investering man gjør, så jeg er opptatt av at ting går riktig for seg.
Les også: Styrehonorar: Dette bør styret vektlegge
Rådgiver og teamleder Morten Wiker Røstengen i OBOS ser at styrene har mye å vinne på å ha dialog med beboerne gjennom året. – Ellers kan det bli tradisjon for at generalforsamlingen skal være en tretimers seanse med folk som sier styret er rævva, uten at de vil sitte i styret selv. Og da møter færre opp. Heldigvis er de møtene i mindretall.
Godt forarbeid er nøkkelen til suksess
Grete får svarene sine, og får oppfordret til en mer oversiktlig regnskapsforklaring neste år. Ellers er det bare én annen beboer som har innspill. Når generalforsamlingen får forløpe så kjapt og smertefritt som det gjør, skyldes det at det er gjort et godt forarbeid både av OBOS-rådgiveren og av styret selv.
Morten er også teamleder for mange rådgivere i OBOS og får derfor med seg det meste som rører seg på vårens generalforsamlinger. Han har etter hvert fått et klart bilde av hva som fungerer og ikke.
En fallgruve er at generalforsamlingen blir et diskusjonsforum.
– Da kan møtet bli tre timer diskusjon mellom tre av de oppmøtte. Det ønsker ikke folk bruke en maikveld på, og da kan oppmøtet synke.
Det å unngå møter med 32 saker på sakslista (noe Morten har opplevd selv) henger tett sammen med jobben styret gjør resten av året.
– Det styret kan bomme på er at grunnarbeidet mangler og beboerne ikke har nok informasjon før en sak skal vedtas. En generalforsamling bør ikke være første gang man ser på hvordan en sak skal løses.
Det samme gjelder sakene beboerne har på hjertet i året som går mellom hver generalforsamling.
– Om styret overser beboerne i hverdagen, kan de ta for mye plass under selve møtet. Det er bedre å ta tak og avklare ting før møtet.
I så måte mener Morten det ikke er tilfeldig at generalforsamlingen til Ellipsen gikk så lett.
– De er gode på å informere via Vibbo, og har artikler ute nesten hele tiden. Det er et godt arbeidende styre som er flinke til å følge opp ting.
En fordel med fysiske møter er at styrene får møte beboerne, som i sin tur kan stille spørsmål underveis. Resultater fra avstemninger kommer også umiddelbart.
Med 19 stemmeberettigede av 152, tre av dem med fullmakt, er det ikke det største oppmøtet. Men så er også årets saksliste temmelig udramatisk.
Underveis i møtet svarer rådgiver Morten Wiker Røstengen fra OBOS på spørsmål om regnskap fra salen.
– Kan ha dialog
Styret er i forkant på vedlikehold, med kjapp fjerning av tagging og en egen gartner som får fellesområdene til å skinne litt ekstra. Samtidig jobber de for å holde fellesutgiftene under snittet.
I forkant av generalforsamlingen har styret jobbet med å svare ut noen innkomne saker på forhånd slik at de ikke trenger å fylle sakslista. Årsmøtemodulen i Styrerommet er blitt en viktig del av gjennomføringen.
– Der kan andelseiere sende inn saker på en god og enkel måte, og vi kan behandle dem for å finne ut om de skal med på generalforsamlingen, sier Espen.
– Da kan vi også ha dialog og avklare med innsenderne om vi er usikre på noe.
Han understreker også viktigheten av å skrive en god årsberetning om styrets arbeid.
– Den bruker vi litt tid på for å vise hvilke saker og vedlikeholdsoppgaver vi har holdt på med det siste året, hva pengene har gått til og hva som er planlagt fremover. Både andelseiere og eiendomsmeglere synes den har vært nyttig.
De færreste ønsker at en generalforsamling skal dra ut i timevis. Samtidig påpeker Morten at det motsatte heller ikke er bra.
– Hvert år har du noen som prøver å sette verdensrekord, men det er ikke om å gjøre å få dette ned på 10 minutter. Når folk først har møtt opp skal man respektere det og ikke haste gjennom. Styret bør ha såpass god tid at det er åpent for dialog.
Et grep Ellipsen ikke har innført, men som Morten er glad i, er å arrangere beboermøter før generalforsamlingen – gjerne ett på høsten og ett på våren.
– Da får man diskutert saker, og det kan være bra for å rekruttere nye styremedlemmer også. Jeg synes styrene møter beboerne for sjelden når det bare er én gang i året. Hvorfor ikke møte dem på høsten og våren, og så heller ha digital generalforsamling? Da får man diskutert skikkelig, og interessen for styrearbeid blant beboerne kan også øke.
Slik fikk styret i Myrer borettslag styr på alt ved bruk av digitale verktøy
Ny i styret? Dette må skje på generalforsamlingen
Minimumskravene for en godkjent generalforsamling kan oppsummeres i fem enkle bestanddeler:
- Møtet konstitueres.
- Regnskap og årsberetning godkjennes.
- Styrets honorar for siste periode fastsettes.
- Innkommende saker fra styre eller beboere.
- Valg av styremedlemmer.
Bør unngå styresaker
Hva som hører generalforsamlingen til, hva som passer bedre på et beboermøte og hva som styret selv bør avgjøre er generelt en viktig balanse Morten er opptatt av. Han advarer mot å dra opp saker som burde være styresaker til avstemning ved generalforsamlingen, for eksempel økning av felleskostnader.
– Da legger styret opp til en tradisjon – «hvorfor har dere ikke spurt generalforsamlingen?» Og da tar man bort den myndigheten styret skal ha til å styre økonomien. Beboerne bør stole på styret de har valgt til å ta avgjørelsene, og så blir styret målt på det i etterkant.
Om styret ønsker å øke engasjementet eller få en konsensus fra beboerne, kan det likevel være enkelte typer saker som passer til dette.
– Om man skal fjerne tv-pakken fra den kollektive avtalen for kabel-tv og nett, kan det bli mye bråk i ettertid. Da kan dere være greit for å skaffe seg ryggdekning ved å ta det på generalforsamlingen.
Etter pandemien og regelendringene den førte til rundt generalforsamlinger, har det også blitt vanligere å gjennomføre heldigitale årsmøter. Det er noe Morten mener flere kan benytte, fordi det også drar opp andelen som stemmer.
– Vi har noen retningslinjer på hvilken av formene som er lurest basert på hvilke saker som tas opp. Om man går gjennom sakslisten på et beboermøte, kan man godkjenne regnskapet hjemmefra.
Morten mener årets generalforsamling hos Ellipsen fint kunne vært gjennomført digitalt, men når de likevel går for en fysisk variant er det blant annet fordi de ønsker å møte beboerne.
– Unntatt et av Covid-årene har vi hatt fysisk oppmøte, sier Espen.
– Digitale avstemninger tar også lenger tid, fordi man ikke får resultatet umiddelbart.
Les også: Årsmøter i endring
Effektiv valgkomité med Vibbo
En annen fordel med det fysiske årsmøtet er selvsagt den pinlige stillheten som oppstår når man spør om noen ønsker å stille til et styreverv – den har tvunget frem mang en håndsopprekning over det ganske land.
– Det er vanskelig, sier Espen.
– Jeg har sittet lenge, og styreleder har sittet siden tidenes morgen, så det er ikke rift om plassene.
Denne gangen har Ellipsen imidlertid vært i forkant. Da det åpnet seg to posisjoner for et styremedlem og et varamedlem, ble dette annonsert på Vibbo og digitale oppslagstavler i oppgangene, samtidig som de opprettet en valgkomité hvor Grete var med.
– Vi fikk faktisk svar med en gang fra folk som ville engasjere seg i sitt eget bomiljø, sier hun.
– Det var heldig at de rekrutterte seg selv, og så viste de seg å være svært godt kvalifiserte.
Med kandidater klare til møtet går siste punkt på programmet – valg – gjennom uten pinlig stillhet, og så er det over for i år. Morten har merket at mange styrer gruer seg unødig til generalforsamlingen, men det er det sjelden grunn til.
– De 10-20 prosentene av møtene som er vanskelige får mye oppmerksomhet, men flertallet av møtene vi i OBOS er med på ligner mer på Ellipsen, sier Morten.
– Etter møtet sier de fleste at «dette gikk jo greit!»
Grete Klæboe er en ressursperson for borettslaget, enten det gjelder å klage på byggesaker i nabolaget eller drive valgkomitéarbeid. – Jeg anbefaler alle å engasjere seg i eget bomiljø, det er givende arbeid.
