Tips til håndtering av småutgifter i boligselskapet
Styremedlemmer har ofte behov for å kjøpe småting til fellesskapet. Det finnes enkle måter å håndtere det på.
Hvis for eksempel styremedlemmer må kjøpe inn nye nøkler, redskaper til dugnaden eller bevertning på styremøtet, skal ikke kostnaden bæres av den enkelte, men av boligselskapet.
– For å håndtere det på best mulig måte, bør styrene unngå løsninger som medfører administrasjon og økte kostnader for boligselskapet, sier Aleksander Svinddal Gripstad, fagansvarlig i OBOS.
Det gjelder for eksempel at styret oppretter et bankkort som er knyttet til en bankkonto som boligselskapet eier. Dette krever at styret følger opp innsending og innføring av kvitteringer.
– Dette er ekstraarbeid for både styret og OBOS som må sikre ryddig dokumentasjon og korrekt regnskap. I tillegg kan det også føre til utsettelser i årsoppgjøret og det kan bety at årsmøtet ikke kan holdes som planlagt, sier Gripstad.
Les også: Så mye får styreleder og -medlemmer betalt
Utlegg
– OBOS utlegg er en enkel og effektiv måte å få refundert utlegget på. Når beløpet ikke er stort, er det kanskje heller ikke så ubeleilig å legge ut, sier Gripstad.
Gå til utlegg.obos.no, og følg veiledningen du får opp. Her kan du legge til kontonummer, ta bilde av kvitteringen og sende utlegget til godkjenning til styret i boligselskapet. Styret får deretter en melding på telefonen sin, og kan ved hjelp av få tastetrykk sende utlegget til refusjon helt kostnads- og administrasjonsfritt for boligselskapet.
Bedriftskonto
Mange butikker tilbyr bedriftskonto med eget kort. På den måten kan styret enkelt handle i butikk ved å dra kortet, og butikken sender fakturaen til boligselskapet. I dette tilfellet blir fakturaen betalt av styret som en ordinær faktura i fakturasystemet, uten behov for ekstra arbeid.
