Digitale årsmøter – også for ikke-digitale beboere

– For de aller fleste vil det å ha digitale møter være med å skape større engasjement rundt bomiljøet og felles avgjørelser der man bor, sier Morten Aagenæs konserndirektør Innovasjon, forretningsførsel og rådgivning i OBOS.

Styret kan nemlig legge opp til at møtet strekker seg over flere dager, og i denne perioden kan beboere diskutere de ulike sakene og stemme digitalt. Dermed kan den digitale løsningen bidra til økt deltakelse i borettslag og sameier.

Skreddersydd digital løsning

OBOS har over lengre tid jobbet for å utvikle en skreddersydd løsning, Vibbo, for digital gjennomføring av generalforsamlinger og årsmøter i borettslag og sameier. Som en følge av koronautbruddet har dette gått fra å være en pilotsatsing til en helt kritisk funksjon nærmest over natten.

I tillegg til å løse et akutt behov, kan digitaliseringen føre til større deltakelse fra beboerne, noe mange styreledere jobber hardt for å få til hver eneste vår.

– For noen er det enklere å diskutere på nett enn å ta ordet i forsamlinger, og dermed senkes terskelen for å stille spørsmål og for å diskutere saker som er viktig for beboerne og styret. I tillegg sikrer styret at de lovpålagte møtene gjennomføres og at årsregnskapet godkjennes innen fristen, forteller Aagenæs.

Ikke alle er vant til digitale verktøy

Mange styreledere er bekymret for hvordan de skal inkludere beboere uten digital tilgang, særlig nå under koronautbruddet. De er opptatt av at alle skal få mulighet til å stemme over sakene.

– I den spesielle situasjonen vi befinner oss i, blir det ekstra viktig for oss å betrygge styrene om at vi i OBOS er her som en stødig støttespiller hele veien, sier Aagenæs.

For å tilfredsstille kravene til demokrati i borettslag og sameier, må det fremdeles være mulig å stemme over sakene selv om man ikke får logget seg på digitalt.

– Det løser vi ved at det i forkant av møtet sendes ut innkalling og saksliste på papir til dem som ikke ønsker å delta digitalt. Sammen med dette leveres også ut stemmesedler. Beboere kan så postlegge sine stemmer i styrets postkasse. Når alle stemmene er kommet inn, telles både de digitale stemmene og de stemmene som er kommet på papir, forteller Aagenæs.