Hopp til innhold
Styrearbeid
  1. Forside
  2. Temasider
  3. Styrearbeid
  4. Slik ryddet hun opp i sameiet

Slik ryddet hun opp i sameiet

På ett år rakk styreleder Amanda Barsten å digitalisere styrearbeidet, løse en krevende forsikringssak, få på plass et nytt styre og styrke fellesskapet.

Foto av Amanda Barsten

– Takrenna var blitt installert opp ned, og så hadde vann lekket inn i to leiligheter via en brannbalkong.

Da Amanda Barsten tok over som styreleder i sameiet Grefsenveien 17, var en vannskade det siste hun trengte.

Fra før var det mye som ikke var på plass i blokka fra 50-tallet. Beboere kunne sette fra seg en fryseboks midt i en rømningsvei, og de færreste av naboene hilste på hverandre. Vinduene var overmodne for utskifting, nøkler på avveie og engasjementet blant beboerne var lavt.

Og nå ble det klart at hun måtte tømme sameiets sparekonto fordi den 20 år gamle forsikringsavtalen deres ikke hadde dekning for den typen vannskade.

– Uten sparekontoen måtte vi fakturert alle i sameie.

Hun hadde tiltrådt som styreleder fordi den forrige styrelederen hadde solgt leiligheten sin, og nå var ansvaret for 17 leiligheter hennes. Flere år med lav aktivitet i styret hadde gjort sameiet sårbart for uforutsette hendelser.

– Da jeg tok over visste jeg ikke hvor lite som var blitt gjort. Inntrykket var at styret bare betalte regninger gjennom året. Arbeidet som ble gjort av styremedlemmer skjedde sporadisk etter egne interesser.

Hvordan kunne sameiet ta steget fra et styre som bare gjorde det aller nødvendigste, til å bli et framoverlent fellesskap som løftet både vedlikehold, sosialt liv og engasjement?

Etter mange år i idretten, blant annet som utøver, rådgiver, kursholder og styremedlem, hadde Barsten tilegnet seg flere nyttige strategier. Hun tok sitt første verv allerede som 15-åring.

Bli kjent-leker

Første punkt var å styrke samholdet i blokka, få opp engasjementet og bli kjent med beboerne. Og da måtte hun ta litt i.

Vi er jo nordmenn. Vi er høflige ved å la folk være i fred.

Barsten ringte alle som bodde i blokka eller eide der for å introdusere seg selv, og hun arrangerte sosialt treff i bakgården for at alle skulle få sett fjeset på hverandre.

– Og da kjørte jeg icebreaker-leker som jeg hentet fra idretten, hvor naboene fikk oppgaver de skulle gjøre eller temaer å snakke om, som jobb og hobbyer. Da blir det også koseligere å møtes i trappa, og kanskje slå av en prat.

Samtidig benyttet hun sjansen til å spørre beboerne hva de syntes var viktig for styret å fokusere på i blokka.

– Tanken var å gå litt aggressivt ut i starten og vise at de nå hadde et fungerende styre som var litt på.

Les også: Ung styreleder tar grep i fire borettslag

Foto av Amanda Barsten

Da Amanda Barsten ble styreleder, jobbet hun med å bygge fellesskap blant beboerne, med alt fra sosiale treff og bedre kommunikasjon på Vibbo til å invitere på lønningspils.

Fra gulnet papir til digital dokumentasjon

For å få orden i sameiets styre og økonomi, og få satt opp en leverandøroversikt, begynte hun jobben med å gjennomgå 50 kilo papir og ta boligselskapet over i en digital tidsalder.

– Jeg fikk tre permer med papirer uten noe system, og så sto det et svært arkivskap i kjelleren med styrenotater helt tilbake til 60-tallet. Papirene var gulnet, og støvet fløy da jeg åpnet permene.

Å lete fram dokumentasjon var vrient, og i noen tilfeller umulig.

– Enten har det ikke vært et system for arkivering, eller så har alle styremedlemmene lagret dokumenter på sin private PC og ikke overført disse til neste styre. Det blir veldig sårbart når styret er avhengig av enkeltpersoner.

Alt samlet i Styrerommet og Vibbo

Barsten bestemte seg for å skape en mer oversiktlig situasjon for framtiden. Det forrige styret hadde fått OBOS som forretningsfører, og med på kjøpet fulgte digitale verktøy som Vibbo og Styrerommet som Barsten tok i bruk.

– Nå er det slik at hver gang en e-post eller avtale kommer inn, blir det lagt i Styrerommet slik at alt blir enkelt å finne for en ny styreleder. Og så bruker vi Styrerommet-mailen i stedet for privat e-post.

Mens Styrerommet ble stedet for å sortere leverandører, ga Vibbo henne muligheten til å kommunisere enklere med beboerne.

Det føltes mer personlig enn e-post, og gjorde det enkelt å gi raske beskjeder.

Les mer om Vibbo her

Kvinne sitter ved en benk utendørs og ser på sin laptop

50 kilo papir har blitt til et oversiktlig digitalt dokumentarkiv på Styrerommet. – Der har vi oversikt over alle fakturaer og avtaler med leverandører.

Nye rutiner for forsikringsavtaler

Mens rutiner og fellesskap i blokka koster lite annet enn tid og innsats, er det kjapt mer kostbart med vedlikeholdet. Fuktskaden på fasaden hadde lekket inn i to leiligheter, noe sameiet sto ansvarlig for, og med manglende dekning i forsikringen kunne det bli dyrt.

– Vi var superheldige med at en av de som bodde her fikk det på boligkjøperforsikringen sin, men det gikk 350.000 kroner rett ut fra sparekontoen likevel. Etter det hadde vi en lang prat med OBOS, og fikk inngått en ny forsikringsavtale som dekker den typen skade. De minte oss også på at forsikringsavtaler bør sjekkes av styret hvert tredje år.

At sameiet måtte tømme sparekontoen, ga et tilbakeslag for planene om nye vinduer – et behov som egentlig var noen år på overtid. I den siste tiden som styreleder har hun budsjettert nye vinduer og satt opp fellesutgifter slik at det likevel blir gjennomførbart.

Vi har leid inn OBOS Prosjekt for å få en mellommann som kan faget og kan følge opp med entreprenør, det er jeg veldig fornøyd med.

Les også: OBOS garanterer felleskostnadene – uansett om naboen ikke betaler

Kjellergang med rør i taket, en blå dør i enden, brannslukningsapparat på gulvet og boder med låsbare tredører langs veggen.

Styreleder Amanda Barsten har jobbet med felleskapsfølelsen i blokka, blant annet for at naboene skal ta mer ansvar for å holde kjellere og bodområder ryddige.

Utendørs sykkelskur i tre med flere sykler parkert i stativer, omgitt av grønt gress og trær foran en bygård.

Tiltakene til styret har styrket dugnadsånden i blokka – og med det har uteområdene fått en oppsving.

Slik rekrutterte hun et nytt styre

Da Barsten tok over som leder i sameiet, var det allerede klart at hun skulle selge leiligheten sin. Dermed måtte hun også tenke på å rekruttere et nytt styre.

– Fra idretten er jeg vant til at det meste skjer på dugnad, og da lærer man seg hva man kan spille på for å få folk til å bidra.

Hun sendte en e-post til alle som eide i blokka, også utleierne. Hun skrev ting som at «vi er en bedrift som er pliktig til å ha et styre» og – for å nå de yngre – at «dette er en god erfaring du kan putte på CV-en». Det traff. En mann som svarte på e-posten hadde leid ut i sameiet i flere år, og meldte sin interesse for første gang. Og hun rekrutterte en nyinnflyttet nabo til styrelederposisjonen.

– Den nye styrelederen satte i gang dugnad for å friske opp bakgården, og det ble overraskende vellykket, fordi flere beboere faktisk møtte opp. Og han utleieren som er kommet inn i styret, tok med både tilhenger og ungen sin og jobbet noen timer.

Over grillpølser, kake og kaffe kunne hun se fruktene av arbeidet hun hadde lagt ned i året som styreleder. Det nye styret er allerede i gang med styremøter via Vibbo og dugnad.

Hun etterlater seg rutiner og dokumentasjon, samt kalenderpåminnelser i Styrerommet om å sjekke forsikringsavtaler hvert tredje år, og tilstanden til bygget én gang i halvåret.

– Målet mitt var å forlate sameiet i bedre stand enn da jeg kom inn. Den nye styrelederen har sagt at «jeg skal i hvert fall ikke gjøre noen dårligere jobb», så jeg tror dette kommer til å bli veldig bra.

  • Martin Bergesen: Tekst
  • Pernille Münster: Foto

Publisert:

Sist endret:

Relaterte artikler

  • En eldre mann sitter på trappen foran inngangsdøren til en bygård, omgitt av grønne busker.

    Norgespris kan gi betydelige besparelser

    Styrearbeid

    Dette borettslaget fikk strømregning på 140.000 i måneden. Med Norgespris kan de spare nær 300.000 i året. Ifølge Å Entelios lønner ordningen seg for de fleste borettslag og sameier i Sør-Norge.

  • Foto av Magnus Thun

    Smartere energifordeling for beboere

    Styrearbeid

    Med månedlig oversikt over eget forbruk kutter beboere ofte energibruken med opptil 20 prosent. Den nye løsningen gir enklere fordeling og fakturering av energikostnader.

  • Foto av Joakim E. Holtsmark

    Ung styreleder tar grep i fire borettslag

    Styrearbeid

    Før 30-årsdagen har Joakim Holtsmark rukket å bli styreleder i fire borettslag. Nå sørger han for lavere felleskostnader, digitalisering og tydelig styring.