Slik ryddet hun opp i sameiet på ett år
Før hun flyttet fra sameiet sitt, rakk styreleder Amanda Barsten å digitalisere styrearbeidet, løse en krevende forsikringssak, styrke fellesskapet og få på plass et nytt, engasjert styre.
– Takrenna var blitt installert opp ned, og så hadde vann lekket inn i to leiligheter via en brannbalkong.
Da Amanda Barsten tok over som styreleder i sameiet Grefsenveien 17, var en vannskade det siste hun trengte.
Fra før var det mye som ikke var på plass i blokka fra 50-tallet. Beboere kunne sette fra seg en fryseboks midt i en rømningsvei, og de færreste av naboene hilste på hverandre. Vinduene var overmodne for utskifting, nøkler på avveie og engasjementet blant beboerne var lavt.
Og nå ble det klart at hun måtte tømme sameiets sparekonto fordi den 20 år gamle forsikringsavtalen deres ikke hadde dekning for den typen vannskade.
– Uten sparekontoen måtte vi fakturert alle i sameie.
Hun hadde tiltrådt som styreleder fordi den forrige styrelederen hadde solgt leiligheten sin, og nå var ansvaret for 17 leiligheter hennes. Flere år med lav aktivitet i styret hadde gjort sameiet sårbart for uforutsette hendelser.
– Da jeg tok over visste jeg ikke hvor lite som var blitt gjort. Inntrykket var at styret bare betalte regninger gjennom året. Arbeidet som ble gjort av styremedlemmer skjedde sporadisk etter egne interesser.
Hvordan kunne sameiet ta steget fra et styre som bare gjorde det aller nødvendigste, til å bli et framoverlent fellesskap som løftet både vedlikehold, sosialt liv og engasjement?
Etter mange år i idretten, blant annet som utøver, rådgiver, kursholder og styremedlem, hadde Barsten tilegnet seg flere nyttige strategier. Hun tok sitt første verv allerede som 15-åring.
Ble kjent med icebreaker-leker
Første punkt var å styrke samholdet i blokka, få opp engasjementet og bli kjent med beboerne. Og da måtte hun ta litt i.
– Vi er jo nordmenn.Vi er høflige ved å la folk være i fred.
Barsten ringte alle som bodde i blokka eller eide der for å introdusere seg selv, og hun arrangerte sosialt treff i bakgården for at alle skulle få sett fjeset på hverandre.
– Og da kjørte jeg icebreaker-leker som jeg hentet fra idretten, hvor naboene fikk oppgaver de skulle gjøre eller temaer å snakke om, som jobb og hobbyer. Da blir det også koseligere å møtes i trappa, og kanskje slå av en prat.
Samtidig benyttet hun sjansen til å spørre beboerne hva de syntes var viktig for styret å fokusere på i blokka.
– Tanken var å gå litt aggressivt ut i starten og vise at de nå hadde et fungerende styre som var litt på.
Da Amanda Barsten ble styreleder, jobbet hun med å bygge fellesskap blant beboerne, med alt fra sosiale treff og bedre kommunikasjon på Vibbo til å invitere på lønningspils.
Fra gulnet papir til digital dokumentasjon
For å få orden i sameiets styre og økonomi, og få satt opp en leverandøroversikt, begynte hun jobben med å gjennomgå 50 kilo papir og ta boligselskapet over i en digital tidsalder.
– Jeg fikk tre permer med papirer uten noe system, og så sto det et svært arkivskap i kjelleren med styrenotater helt tilbake til 60-tallet. Papirene var gulnet, og støvet fløy da jeg åpnet permene.
Å lete fram dokumentasjon var vrient, og i noen tilfeller umulig.
– Enten har det ikke vært et system for arkivering, eller så har alle styremedlemmene lagret dokumenter på sin private PC og ikke overført disse til neste styre. Det blir veldig sårbart når styret er avhengig av enkeltpersoner.
Alt samlet i Styrerommet og Vibbo
Barsten bestemte seg for å skape en mer oversiktlig situasjon for framtiden. Det forrige styret hadde fått OBOS som forretningsfører, og med på kjøpet fulgte digitale verktøy som Vibbo og Styrerommet som Barsten tok i bruk.
– Nå er det slik at hver gang en e-post eller avtale kommer inn, blir det lagt i Styrerommet slik at alt blir enkelt å finne for en ny styreleder. Og så bruker vi Styrerommet-mailen i stedet for privat e-post.
Mens Styrerommet ble stedet for å sortere leverandører, ga Vibbo henne muligheten til å kommunisere enklere med beboerne.
– Det føltes mer personlig enn e-post, og gjorde det enkelt å gi raske beskjeder.
50 kilo papir har blitt til et oversiktlig digitalt dokumentarkiv på Styrerommet. – Der har vi oversikt over alle fakturaer og avtaler med leverandører.
Nye rutiner for forsikringsavtaler
Mens rutiner og fellesskap i blokka koster lite annet enn tid og innsats, er det kjapt mer kostbart med vedlikeholdet. Fuktskaden på fasaden hadde lekket inn i to leiligheter, noe sameiet sto ansvarlig for, og med manglende dekning i forsikringen kunne det bli dyrt.
– Vi var superheldige med at en av de som bodde her fikk det på boligkjøperforsikringen sin, men det gikk 350.000 kroner rett ut fra sparekontoen likevel. Etter det hadde vi en lang prat med OBOS, og fikk inngått en ny forsikringsavtale som dekker den typen skade. De minte oss også på at forsikringsavtaler bør sjekkes av styret hvert tredje år.
At sameiet måtte tømme sparekontoen, ga et tilbakeslag for planene om nye vinduer – et behov som egentlig var noen år på overtid. I den siste tiden som styreleder har hun budsjettert nye vinduer og satt opp fellesutgifter slik at det likevel blir gjennomførbart.
– Der har vi leid inn OBOS Prosjekt for å få en mellommann som kan faget, og kan følge opp med entreprenør. Det er jeg veldig fornøyd med.
Styreleder Amanda Barsten har jobbet med felleskapsfølelsen i blokka, blant annet for at naboene skal ta mer ansvar for å holde kjellere og bodområder ryddige.
Tiltakene til styret har styrket dugnadsånden i blokka – og med det har uteområdene fått en oppsving.
Slik rekrutterte hun et nytt styre
Da Barsten tok over som leder i sameiet, var det allerede klart at hun skulle selge leiligheten sin. Dermed måtte hun også tenke på å rekruttere et nytt styre.
– Fra idretten er jeg vant til at det meste skjer på dugnad, og da lærer man seg hva man kan spille på for å få folk til å bidra.
Hun sendte en e-post til alle som eide i blokka, også utleierne. Hun skrev ting som at «vi er en bedrift som er pliktig til å ha et styre» og – for å nå de yngre – at «dette er en god erfaring du kan putte på CV-en». Det traff. En mann som svarte på e-posten hadde leid ut i sameiet i flere år, og meldte sin interesse for første gang. Og hun rekrutterte en nyinnflyttet nabo til styrelederposisjonen.
– Den nye styrelederen satte i gang dugnad for å friske opp bakgården, og det ble overraskende vellykket, fordi flere beboere faktisk møtte opp. Og han utleieren som er kommet inn i styret, tok med både tilhenger og ungen sin og jobbet noen timer.
Over grillpølser, kake og kaffe kunne hun se fruktene av arbeidet hun hadde lagt ned i året som styreleder. Det nye styret er allerede i gang med styremøter via Vibbo og dugnad.
Hun etterlater seg rutiner og dokumentasjon, samt kalenderpåminnelser i Styrerommet om å sjekke forsikringsavtaler hvert tredje år, og tilstanden til bygget én gang i halvåret.
– Målet mitt var å forlate sameiet i bedre stand enn da jeg kom inn. Den nye styrelederen har sagt at «jeg skal i hvert fall ikke gjøre noen dårligere jobb», så jeg tror dette kommer til å bli veldig bra.
Slik digitaliserte Amanda styrearbeidet
- Sorter gamle papirer: Skill viktig fra uviktig. Behold avtaler og viktige dokumenter, legg resten til side.
- Samle avtaler: Lag mapper i Styrerommet for leverandører og kontrakter. Da kan du søke opp alle signerte avtaler og korrespondanse.
- Noter erfaringer: Registrer om samarbeid med leverandør har vært godt eller dårlig.
- Sikre kommunikasjon: Kontakt gamle styremedlemmer ved manglende dokumentasjon.
- Bruk styrets e-post: All fremtidig kommunikasjon skal gå via styrets e-post.
- Digital møtestyring: Lag saksliste og før protokoll for styremøter og generalforsamling i Styrerommet, med mulighet for digital signering.
- Sett opp kalender: Planlegg faste rutiner og vedlikehold i Styrerommet.
