Samarbeid for enklere styrehverdag

Toril Syverstad har vært styreleder i snart seks år. Når vanskelige spørsmål dukker opp, er hun glad for å ha en god OBOS-rådgiver med på laget.

Hundene Lillebror og Albert logrer ivrig av gjensynsglede når Christine Kirkhorn fra OBOS Eiendomsforvaltning kommer inn døra.

Den varme velkomsten speiler godt samarbeidet mellom de to damene.

Når jeg fyrer av gårde en e-post eller ringer, kommer det alltid gode svar. Å ha en rådgiver som henne er helt gull.

Forteller styrelederen i Gjøvikgata borettslag.

Toril understreker at hun først og fremst er en helt vanlig beboer selv om hun er styreleder. Hun setter derfor pris på å ha noen å lene seg på når vanskelige spørsmål dukker opp.

– Det er mye annet jeg heller vil bruke tiden min som styreleder på enn å grave meg ned i lover og regler.

Med OBOS på laget får styret:

Komplett støtteapparat: Få tilgang til erfarne rådgivere, fagspesialister og tjenester som hjelper styret med alt fra økonomi og årsmøter, til vedlikehold og større rehabiliteringsprosjekter.

Erfarne rådgivere: Styret får tilgang til rådgivere som følger opp i det daglige, med støtte fra fagspesialister innen økonomi, jus og tekniske spørsmål.

Digitale verktøy: Digitale løsninger som Styrerommet og Vibbo gjør styrearbeidet enkelt og effektivt. Styrerommet er et digitalt styrerom og Vibbo er den digitale oppslagstavlen til borettslag og sameier.

Kurs og kompetanse: OBOS tilbyr også en rekke fysiske og digitale kurs innen blant annet HMS, vedlikehold og regnskap.

Les mer om forretningsførsel fra OBOS

To personer går sammen på en våt gangvei ved Gjøvikgata borettslag, omgitt av grønt løvverk og boligblokker. — OBOS-rådgiver (t.h.) har vært en god støtte for Toril og Gjøvikgata borettslag. – Noe av det beste er at hun jobber proaktivt og alltid har et godt svar, skryter styrelederen.

To hunder står i en døråpning. En bichon havanaisen Lillebror (3,5) og Albert (6. — Hundene Albert (6) (t.v.) og Lillebror (3,5) utgjør en hyggelig velkomstkomité.

To kvinner sitter foran en PC-skjerm og ser på Styrerommet sammen. Hun ene har en mobil i hånda i tillegg. — Å ha digitale verktøy som Styrerommet er alfa og omega i jobben som styreleder, mener Toril. Både hun og rådgiver Christine synes det er praktisk at de kan jobbe i samme system.

Full oversikt i styrearbeidet

Toril har selv bodd i Gjøvikgata borettslag siden 2009 og vært styreleder i snart seks år. Som styreleder er det mye å holde styr på. Derfor setter Toril pris på verktøy som gjør styrearbeidet enklere, som den digitale løsningen Styrerommet.

Da Toril var gjestestyreleder for 15 år siden, satt de med papirer og skrev referater for hånd.

For meg er Styrerommet alfa og omega. Alt ligger samlet på ett sted, og viktig informasjon forsvinner ikke om en perm skulle komme på avveie.

– Dessuten tok det meg null tid å lære systemet, fordi det er så selvforklarende, sier hun.

Løsningen gjør det enklere å få oversikt, også for nye styremedlemmer å komme raskt i gang.

– Det er gull verdt å kunne få oversikt raskt og se hvilke leverandører borettslaget bruker, hvilke avtaler som finnes og hvem kontaktpersonene er. Da slipper du å starte helt på bar bakke.

Rådgiver Christine ser samme verdi:

– Det er praktisk at vi rådgivere jobber i samme system. Det gjør det enklere å følge opp saker og gi gode råd. Her finner vi alt fra protokoller og regnskap, til fakturaer, årsmøtesaker og beboerlister.

Digitale løsninger fra OBOS

OBOS-forvaltede borettslag og sameier får tilgang på brukervennlige digitale verktøy som forenkler både drift og kommunikasjon.

Styrerommet gir styret enkel oversikt og kontroll over den daglige driften.
Vibbo er styrets kommunikasjonskanal ut til beboerne, med både oppslagstavle og mulighet til å sende beskjeder på mail og SMS.

Fordelen med et komplett støtteapparat

Smilende kvinne i blå genser holder seg i en vinstokk ved inngangsdøren til boligen sin, med en hund synlig innenfor og en frodig hage rundt. — Sammen med borettslagets hagegruppe er Toril pådriver for å skape koselige møteplasser for beboerne.

Rød brannslokker merket Firesafe montert på en beige vegg ved Gjøvikgata borettslag, Oslo. — Installering av brannslukkingsapparater og plogskift var første steg i brannvernprosjektet i Gjøvikgata borettslag, som nå har en femårig plan for å bedre brannsikkerheten.

Fasade av boligbygning ved Gjøvikgata borettslag med beige vegger, store vinduer og grønt klatrevegetasjon som dekker deler av veggen. — Borettslaget Gjøvikgata ligger på Bjølsen i Oslo og består av 78 leiligheter.

Fanger opp muligheter tidlig

Et godt eksempel på å jobbe i samme system, dukket opp da styret vurderte å bytte internettleverandør. Valget sto mellom OBOS Nett og en annen aktør.

– Plutselig ringte en av sjefene i OBOS Nett meg og ga oss et godt tilbud. Da skjønte jeg at noen hadde lest styreprotokollen vår, forteller Toril.

– Etter samtalen ble det inngått avtale, og på slutten av året skal vi over på OBOS Nett. Det viser verdien av at rådgiverne kan følge med på det som skjer hos oss, sier styrelederen.

Christine understreker at hensikten aldri er å overvåke styrene.

Jeg prøver bare å følge litt med for å se om det er saker der det kan være nyttig at vi bidrar. Hvis jeg ser at styret er usikre på noe, kan jeg ta kontakt før det blir et problem.

Forteller OBOS-rådgiver.

– Og takket være det kommer vi til å spare rundt 300 kroner per andel hver måned på internettkostnader, skyter Toril inn.

– Det er i hvert fall vi fornøyde med! Jeg digger at Christine jobber så proaktivt som hun gjør.

Les også: Slik fikk borettslaget full kontroll

Smilende kvinne i svart blazer står med armene i kryss i en blomsterfull hage med rosa og hvite roser i bakgrunnen. — Christine Kirkhorn er rådgiver i OBOS Eiendomsforvaltning. Hun trekker fram Toril som en styreleder det er gøy å jobbe med.

Rask og god avklaring

Styret satte i gang et flerårig prosjekt for å styrke brannsikkerheten i borettslaget.

– Det startet med en e-post fra en leverandør, med pålagt ordre om det ene og det andre, som skremte oss i styret litt, forteller Toril.

– Jeg ble rett og slett helt svett. Vår første tanke var at dette ville bli mye jobb og at det hadde blitt dyrt.

Hun tok kontakt med Christine som raskt kunne forklare hvilke krav som faktisk gjelder, og hvilke lover og regler styret måtte forholde seg til.

– Det var heldigvis ikke så omfattende som vi først antok, nevner Toril.

Borettslaget fikk gjennomført en brannteknisk vurdering, og har fått en plan for hvilke tiltak som må gjennomføres i løpet av de neste fem årene.

To smilende kvinner står sammen i gårdsrommet ved Gjøvikgata borettslag, omgitt av grønt løvverk og boligbygg. — For Toril Syverstad er det viktig å ha en personlig rådgiver. – Når jeg kjenner rådgiveren og vet hvem jeg skal ringe, blir terskelen lavere for å spørre. Jeg vet at jeg får hjelp når jeg trenger det, forteller styrelederen.

Fortsetter med styreverv

– Med Christine i ryggen var det ikke noe problem å takke ja til enda et styreverv, sier Toril.

Christine trekker fram samarbeidet:

– Og jeg vet at Toril får jobben gjort. Det er ikke bare noe hun sier. Hun leverer alltid, og gjerne litt mer enn det som forventes. Slike styreledere er det alltid gøy å jobbe med!

Les også: Rådgiveren sparte borettslaget for titusenvis av kroner

Verdien av et fagmiljø i ryggen

Selv om Christine er styrets faste kontaktperson, trekker Toril også fram verdien av å få tilgang til et større fagmiljø.

– Det handler ikke bare om én person. Når vi trenger hjelp til økonomi, tekniske spørsmål eller regelverk, vet vi at det finnes folk med den kompetansen i OBOS-systemet.

For Toril er målet med styrearbeidet enkelt: Å skape et godt bomiljø for dem som bor i borettslaget.

Når vi får hjelp med de praktiske og administrative oppgavene, kan vi bruke mer tid på å utvikle bomiljøet og skape et godt sted å bo.

Det gir også mer tid til å jobbe med tiltak som gjør borettslaget enda triveligere. Toril tok blant annet initiativ til å få Terra Oslo til å etablere yogastudio i næringslokalet i første etasje, til stor glede for flere av beboerne.